Management von unten

Die Aufmerksamkeit des Managements für ein Projekt schwankt häufig stark. Am Anfang ist die Aufmerksamkeit des Managements hoch und jeder sonnt sich im Glanz des neuen Projekts. Kaum stehen die ersten schwierigen Entscheidungen an, haben Vorgesetzte keine Zeit mehr und das Projekt droht in Verzug zu geraten. Was sollen Sie nun tun? Nehmen Sie eine Projektverzögerung in Kauf und warten auf Entscheidungen oder machen Sie ohne offizielle Entscheidungen weiter?

Dies halte ich für die falsche Fragestellung. Sie können nicht für andere entscheiden und ohne offizielle Entscheidung weitermachen exponiert Sie unnötig. Sie würden dann ja Ihre Kompetenzen überschreiten und zumindest faktisch die Entscheidung selber treffen. Sie sollten sich vielmehr vorgängig überlegen, wie Sie solche Situationen vermeiden können. Folgendes können Sie tun:

  • Vereinbaren Sie einen klaren, schriftlichen und unterschriebenen Projektauftrag. Klären Sie Ziele und nennen Sie wichtige Meilensteine (Kontrollpunkte). Sprechen Sie bekannte Probleme vorgängig an. Starten Sie kein Projekt ohne schriftlichen Projektauftrag.
  • Sichern Sie sich vorgängig die notwendigen Ressourcen und lassen Sie sich die notwendigen Kompetenzen über deren Einsatz geben.
  • Vereinbaren Sie einen festen Sitzungsrhythmus (z.B. alle 14 Tage) für Projektstatussitzungen. Während diesen Sitzungen können:
    – jeweils wichtige Entscheide getroffen werden
    – können Sie über wichtige Punkte und absehbare Probleme informieren
    – können Sie über die nächsten Schritte und Entscheide informieren
    – können Sie ausstehende Entscheide wirkungsvoll / schriftlich anmahnen.
  • Führen Sie Gespräche mit wichtigen Stakeholdern und managen Sie die Erwartungshaltung über Projektinhalte und Vorgehen. Sagen Sie, was erwartet werden darf und was nicht.
  • Benötigen Sie Entscheide, so bereiten Sie diese entsprechend vor. Manager hassen Überraschungen (!):
    – zeigen Sie Alternativen und Konsequenzen auf
    – vermeiden Sie Zeitdruck und Unsicherheiten
    – informieren Sie vorab wichtige Entscheidungsträger.
  • Planen Sie Zeitpuffer und vermeiden Sie Entscheide auf dem kritischen Pfad.
  • Machen Sie klar, dass der Auftraggeber zwar die Anforderungen vorgibt, der Projektleiter aber die Umsetzung dieser Anforderungen definiert.

Meist werden Entscheidungen verzögert, weil die Entscheidungen noch nicht reif sind. Das heisst es gibt Unklarheiten, absehbare Probleme, versteckte Agenden und vieles mehr…

 

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