August | 2016 | zitronenfalter-projektmanagement.com

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wie kann Veränderung klassiert werden und welche Merkmale gibt es?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Veränderung ist nicht gleich Veränderung. Um die Veränderung besser zu verstehen ist eine Analyse der wichtigsten Arten der Veränderung sinnvoll:

Art	Beschreibung
Art und Umfang der Einflussnahme	· Geplant – bewusst herbeigeführt und vorbereitet. Eher agierend als reagierend. · Ungeplant – natürlich gewachsen und als Reaktion auf innere und äussere Einflüsse
Zeitraum und Dynamik	· Evolutionär – langfristige, kontinuierliche Weiterentwicklung in kleinen Schritten · Revolutionär – radikaler und in einem begrenzten Zeitraum stattfindender Wandel mit hoher Dynamik
Umfang der Veränderung	· 1. Ordnung – Anpassungen in beschränktem Umfang in abgegrenzten Bereichen. Eher quantitativ als qualitativ. · 2. Ordnung – umfassend, komplex bis hin zu den Grundwerten und Unternehmensvision reichend
Objekt der Veränderung	Unterscheidung in harte und weiche Erfolgsfaktoren sowie deren Tiefe · Restrukturierung – Prozesse Strukturen, Systeme und Ressourcen · Reorientierung – Strategie · Revitalisierung – Fähigkeiten und Verhalten · Remodellierung – Werte und Überzeugungen
Art der Durchführung von Veränderungen	· Einzelprojekt – einzelnes Vorhaben mit klarem, begrenzten Ziel · Business Process Reengineering – Umfassendes Vorhaben auf der grünen Wiese mit dem Ziel, fundamentale Verbesserungen herbei-zuführen · Im Tagesgeschäft – kleine, graduelle Anpassungen als Reaktion auf Veränderungen im Tagesgeschäft. Zum Teil einmalig oder nur von kurzer Dauer

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Die geplante und bewusst herbeigeführte Veränderung ist Gegenstand des Veränderungs-managements (Change Management). Ziel ist es, die Veränderungen wirtschaftlich erfolgreich, allgemeinverträglich und strategiekonform umzusetzen. Ganz grundsätzlich sind folgende Handlungsfelder (zum Teil gleichzeitig) betroffen:

Handlungsfelder	Beispiele hilfreicher Modelle zum Erkennen und Vertiefen der Handlungsfelder
Strategie (Vision, Leitbild. Geschäftsstrategie)	· Neues St. Galler Managementmodell · SWOT-Modell der strategischen Planung (Strength, Weaknesses, Opportunities, Threats)
Kultur (Führung, Kommunikation, Normen, Werte, Einstellungen)	· Führungsstile ,Führungsprinzipien · Kommunikationsmodelle (z.B. Vier-Seiten-Modell, Sender-Empfänger-Modell) · Kultur- und Wertemodelle
Technologie (Methoden, Verfahren, Informatikhilfsmittel)	· Gartner Hype Zyklus für neue Technologien; Trendforschung allgemein · Vorgehensmodelle, Systems Engineering
Organisation (Strukturen, Prozesse)	· Organisationsmodelle · Geschäftsprozessmanagement-Modell

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Im Tagesgeschäft findet eine kontinuierliche Veränderung statt. Sie wird meist nicht aktiv gesteuert (ungeplant) und stellt eine Reaktion der Mitarbeiter auf eine sich verändernde Arbeitssituation und –umwelt dar. Im kleinen Rahmen wird dies stillschweigende geduldet oder ist sogar erwünscht.

Dies wird solange akzeptiert, bis die Veränderungen unübersehbar sind und spürbar der offiziellen Strategie zuwiderlaufen. Als Reaktion darauf wird ein Veränderungsprojekt aufgegleist (geplant). Damit sollen die organisch gewachsenen Veränderungen wieder in eine gewünschte, sprich (strategiekonforme) Form gebracht werden.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Geplante Veränderungen können auf allen Ebenen des Unternehmens stattfinden. Entscheidungen über grössere, strategische Vorhaben sind typischereweise dem obersten Exekutiv oder Kontrollgremium (oberste Geschäftsleitung, Verwaltungsrat, Aufsichtsrat) vorbehalten.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Doppler, Klaus; Lauterburg, Christoph (2002): Change-Management. Den Unternehmenswandel gestalten. 10. Aufl. Frankfurt/Main, New York: Campus-Verl.

Krüger, Wilfried; Bach, Norbert (2014): Excellence in Change. Wege zur strategischen Erneuerung. 5., überarb. u. erw. Aufl. 2014. Wiesbaden: Gabler Verlag.

Lauer, Thomas: Change management. Grundlagen und Erfolgsfaktoren. 2. Aufl.

Vahs, Dietmar; Leiser, Wolf (2003): Change Management in schwierigen Zeiten. Erfolgsfaktoren und Handlungsempfehlungen für die Gestaltung von Veränderungsprozessen. 1. Aufl. Wiesbaden: Dt. Univ.-Verl.

Vahs, Dietmar; Weiand, Achim (2013): Workbook Change-Management. Methoden und Techniken. 2. Aufl. Stuttgart: Schäffer-Poeschel

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Was ist ein Projekt? Wann lohnt sich die Vorgehensweise in Projektform?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Ein Projekt durchführen bedeutet eine spezielle, strukturierte Vorgehensart zu wählen. Meist betrifft dies Problemstellungen, die im „normalen“ Tagesgeschäft so nicht vorkommen oder wenn hierfür besondere organisatorische Massnahmen getroffen werden.

Ein Projekt besteht aus eine Kombination von Bedingungen, die in dieser Form einmalig ist:

Merkmal	Beschreibung
Einmaligkeit	Die gleichen Bedingungen treten nicht mehrfach auf und/oder sind so nicht reproduzierbar.
Neuartigkeit	Ein Projekt ist oftmals ein Pilot für die Stammorganisation (Organisations-projekte), oder für die Einführung neuer Betriebsmittel (Infrastrukturprojekte) oder ganz allgemein innovativ.
Komplexität	Häufig sind mehrere Abteilungen oder gar Unternehmen beteiligt. Die Beteiligten arbeiten meist zum ersten Mal in dieser Kombination zusammen.
Risiko	Aufgrund der Neuartigkeit, Komplexität und weiteren Aspekten besteht ein Risiko des Scheiterns. Die Aufgabenstellung kann auch besonders heikel sein.
Organisatorische Regelungen	Das Unternehmen erlässt spezielle Vorgaben wie ein Projekt zu planen und umzusetzen ist. Ein Projekt hat eine eigene Projektorganisation und eigene Kontrollinstanzen. Das Projekt soll oder kann nicht mit der bestehenden Linienorganisation durchgeführt werden.
Zeitplan	Meist lösen betriebliche oder gesetzliche Vorgaben sowie eine gewisser Leidensdruck das Projekt aus oder begrenzen es zeitlich. Jedes Projekt hat einen definierten Anfang und ein Ende.
Bedeutung und Umfang	Der Projektumfang ist klar abgegrenzt und es bestehen Zielvorgaben. Ein klarer Nutzen steht im Zentrum.
Aufwand	Die Aufgabe hat eine gewisse Grösse und kann nicht nebenbei erledigt werden. Sie hat ein Budget und/oder benötigt Ressourcen.
Stakeholder und Umfeld	Jedes Projekt hat einen Auftraggeber, Beteiligte, Sponsoren und weitere Stakeholder. Zudem ist jedes Projekt in ein Umfeld eingebettet, das es zu beachten gilt.

Verschiedene Berufsorganisationen und Normierungsgremien haben definiert, was ein Projekt ausmacht:

Organisation	Beschreibung
Definition nach DIN 69901:	Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist, wie z. B.: Zielvorgabe, zeitliche, finanzielle, personelle oder andere Bedingungen, Abgrenzungen gegenüber anderen Vorhaben und projektspezifische Organisation.
Definition nach PMBOK Guide 2008 von PMI (Project Management Institute):	A project is a temporary endeavor undertaken to create a unique product, service, or result.
Definition nach IPMA (International Project Management Association) Competence Baseline 3.0	A project is a time and cost constrained operation to realise a set of defined deliverables (the scope to fulfil the project’s objectives) up to quality standards and requirements.
Definition nach Prince2 (Projects in controlled environments)	Ein Projekt ist eine für einen befristeten Zeitraum geschaffene Organisation, die mit dem Zweck eingerichtet wurde, ein oder mehrere Produkte in Übereinstimmung mit einem vereinbarten Business Case zu liefern.

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Der konkrete Aufbau und Ablauf von Projekten hängt von der Art des Projektes, den Projektzielen, dem Umfeld und weiteren Aspekten ab und kann sehr unterschiedlich sein. Die grundlegenden

Projektschritte sind jedoch meist identisch:

Falls Sie nicht sicher sind, ob die Vorgehensweise in Projektform gerechtfertigt ist, können Sie alternative Vorgehensarten prüfen – z.B.:

· Spezialaufgaben im Rahmen des Tagesgeschäfts (unter Zuhilfenahme von Führungsmethoden wie z.B. Management by Objectives)

· Qualitätsmanagementmethoden (z.B. kontinuierlicher Verbesserungsprozess)

· Nicht selber durchführen (Kauf / Outsourcing)

Eine weitere mögliche Lösung ist die Nulllösung. Wenn die Vorteile eines Projektvorgehens nicht plausibel herausgearbeitet werden können, so lohnt es sich oft, den Entscheid zurückzustellen und alle Optionen nochmals durchzudenken.

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Ein Projekt bedeutet immer Zusatzaufwand, da es sich um ein einmaliges Vorhaben handelt, dass die bestehende Organisation erweitert oder temporär sogar ausser Kraft setzen kann. Wird ein Vorhaben in der Form eines Projektes durchgeführt, so müssen die Vorteile gegenüber den anderen Vorgehensarten (z.B. Tagesgeschäft) klar ersichtlich und begründbar sein.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Über die Durchführung eines Projekts entscheidet diejenige Stelle, die das Budget zur Verfügung stellt. Bei projektintensiven Unternehmen können dies auch separate Gremien sein, die nach Massgabe der Unternehmensstrategie die Projektbudgets verwalten und zuteilen.

Führt ein Unternehmen regelmässig mehrere Projekte gleichzeitig durch, lohnt sich die Installation eines Portfoliomanagements. Dieses definiert unter anderem die übergreifenden und allgemein-gültigen Projektvorgeben. Sie als Projektleiter wiederum steuern Ihr Projekt oder Programm (mehrere Projekte) nach diesen Vorgaben, den Projekterfordernissen und eigenem Gutdünken.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

http://www.pmi.org/PMBOK-Guide-and-Standards.aspx

http://www.ipma.ch/

http://www.prince-officialsite.com/