Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Warum macht es Sinn, die Projektarbeit zu vereinheitlichen? Welche Vorgehensweisen können Ihnen dabei helfen?

Ein wichtiges Hilfsmittel damit Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement ihre Ziele erreichen können, ist die Vereinheitlichung der Projektarbeit und die Einführung von Best Practices. Dabei werden anerkannt gute und erfolgreiche Geschäftspraktiken als allgemeinverbindlich erklärt.

Damit werden folgende Ziele erreicht beziehungsweise unterstützt:

• Wiederverwendung von erprobten Verfahren und Hilfsmitteln zur Vermeidung von Fehlern und zur Steigerung der Qualität.
• Einsparung von Zeit und Ressourcen, da auf Bestehendes zurückgegriffen werden kann.
• Die Vereinheitlichung schafft die Möglichkeit zur Zusammenfassung von Projekten und zu deren Vergleich und Bewertung. Informationen werden schneller gefunden und Kontrollen benötigen weniger Zeit.
• Durch die Vorgabe von Massnahmen, Mittel und Technologien kann die übergeordnete Leitung die Projekte besser steuern und Vorgaben umsetzen.
• Kontinuierliche Verbesserung des Projektmanagements und damit Möglichkeiten zur Erarbeitung von strategischen Vorteilen für das Unternehmen.

Die Vereinheitlichung kann durch mehrere Massnahmen erreicht werden. Häufig angewendet werden:

• Schulung der Projektbeteiligten
• Kontinuierliche Verbesserung der verwendeten Massnahmen, Mittel und Technologien
• Verwendung von gemeinsamen Dokumenten und Vorlagen
• Durchführung von Controllingmassnahmen, Quality Gates, Reviews
• Aktive Unterstützung der Vereinheitlichung durch Vorgesetzte und Entscheidungsträger
• Aufzeigen der nachgewiesenen Erfolge der Massnahmen
• Übernahme von Projekt- und Verhaltensziele in die Zielvereinbarungen der Mitarbeiter
• Einführung und Anwendung eines Porfoliomanagements und eines Reifegradmodells

Die Einführung von einheitlichen Projektstandards ist eine mehrjährige und kontinuierliche Aufgabe. Vielfach werden Sie dabei der Bürokratie verdächtigt, da zu Beginn Mehraufwand notwendig ist, die Autonomie des Projektleiters beschnitten wird und die Kontrollen zunehmen.

Entscheidend für den Erfolg der Vereinheitlichung ist die Akzeptanz bei den Mitarbeitern. Hier hilft Überzeugung und Unterstützung durch das Management mehr als alle Vorschriften.

Nicht alle Projektarten sind gleich standardisierbar. Kundenprojekte (z.B. Maschinenbau) lassen sich stärker standardisieren als Organisationsprojekte. Informatik- und Entwicklungsprojekte liegen irgendwo dazwischen, je nachdem wie häufig ähnliche Projekte schon durchgeführt wurden.

Da ein Projekt eine einmalige Kombination von Zielen, Tätigkeiten und Ressourcen darstellt, müssen Vorschriften zur Vereinheitlichung auf das einzelne Projekt anpassbar sein. Dieses Tailoring wird durch das Portfoliomanagement zusammen mit dem Projektleiter zu Beginn des Projekts im Projekthandbuch festgelegt.

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