Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Was sind die Aufgaben des Portfoliomanagements? Was ist ein Projektportfolio und wie werden diese verwendet?

Das Projekt-Portfoliomanagement ist Bestandteil des strategischen Projektmanagements. Es hilft bei der Auswahl, Priorisierung, Planung, Steuerung und Kontrolle aller aktuellen und zukünftigen Projekte. Mit dem Portfoliomanagement soll sichergestellt werden, dass alle Projekte einen möglichst hohen Beitrag an die Erreichung der strategischen Ziele des Unternehmens (Effektivität) leisten.

Im Gegensatz dazu ist das Projektmanagement für die möglichst ressourcenschonende (effiziente) Bearbeitung einzelner Projekte zuständig.

Es muss zwischen dem Portfolio als Instrument zur Darstellung von Projekten, Terminen, etc. sowie dem Portfoliomanagement als Aufgabe unterschieden werden. Das Portfoliomanagement als Aufgabe beinhaltet:

·         Transparenz schaffen, Controlling und Reporting durchführen: Aktuelle und zukünftige Projekte in einer Übersicht führen. Ziele, Termine, Kosten und Ressourcen planen, überwachen und anpassen. Planungsgrundlagen, Auswertungen und Reporting sicherstellen. Analysen und Prognosen durchführen.

·         Probleme erkennen und vorbeugen: Übergreifendes Risiko- und Qualitätsmanagement betreiben. Zielkonflikte erkennen und Lösungen vorschlagen. Laufende Überwachung der Projekte nach verschiedenen Kriterien.

·         Ressourcen optimal einsetzen und koordinieren: Die Beurteilung, Bewilligung, Priorisierung und Ablehnung von Projektanträgen durchführen. Ressourcen zuteilen. Effektivitätssteigerung und strategiekonforme Ausrichtung der Projekte sicherstellen. Synergien erkennen und nutzen. Projektübergreifendes Wissensmanagement fördern und notwendige Ausbildung veranlassen. Prozesse definieren und umsetzen.

Der Prozess des Projektportfoliomanagements läuft in folgenden Schritten ab:

1. Ideen, Studien entgegennehmen und bewerten oder selber beauftragen. Über das weitere Vorgehen entscheiden.
2. Projektanträge (mit / ohne vorgängige Studie) bewerten und priorisieren. Portfolio bilden, Budgetierung durchführen, Ressourcenverbrauch planen und gesamthaft beantragen.
3. Projekte beauftragen und Ressourcen zuteilen. Projekte und Teilprojekte freigeben. Projekte überwachen und steuern. Reporting und Risikomanagement sicherstellen.
4. Projektabschlussbewertung erstellen, Erfahrungen sammeln, aufbereiten und weitergeben.
5. Schnittstellen zum übrigen Unternehmen sicherstellen.

Das Projektportfoliomanagement hat Schnittstellen mit der bestehende Aufbau- und Ablauforganisation. Die Priorisierung, Freigabe und Überwachung der Projektvorhaben erfolgt in Absprache mit der Linienorganisation, Ressourcenmanagement und weiteren Stakeholders.

Ideen und Studien können innerhalb oder ausserhalb des Portfoliomanagements durchgeführt und bewertet werden. Entscheidend ist der daraus resultierende Projektantrag.

Projektportfolios können in grösseren Unternehmen pro Geschäftsbereich geführt werden. Wichtig ist die Abstimmung mit dem Budgetierungs- und Strategieprozess des Unternehmens.

Das Portfoliomanagement ist häufig als Stabsstelle organisiert. Je nach Zusammensetzung und Kompetenzen entscheidet das Portfoliomanagement selber oder stellt Antrag an die Geschäftsleitung.

P3O Projekt, Programme und Portfolio Office. MSP Managing Sucessful Programmes

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.

IT-Projektportfolio managen: Konzeption, Einführung und Betrieb (250), Kurt Badertscher, Stiftung Wirtschaftsinformatikschule Schweiz, WISS, 2005.