René Descartes (1596 – 1650) und das Projektmanagement

descartes_rene

Seit Menschen grössere Vorhaben planen und durchführen geschieht dies mehr oder weniger strukturiert in einem projektartigen Vorgehen. Dabei kommen unterschiedliche Ansätze, Techniken, Prozesse, etc. zum Einsatz. Viele dieser Hilfsmittel sind neueren Ursprungs, das heisst aus dem 20. Jahrhundert. Wie aber wurden früher Projekte geplant und umgesetzt? Wie konnte z.B. der Bau des Schlosses Versailles ab ca. 1660, der Suezkanal von 1859 bis 1869 und der Bau des Eiffelturms 1887 bis 1889 durchgeführt werden?

Der französische Philosoph, Naturwissenschaftler und Mathematiker René Descartes (1596 – 1650) war Rationalist und versuchte mithilfe der Philosophie, absolute Gewissheit zu finden. Für ihn war rationales Denken die wichtigste Voraussetzung beim Erwerb von Wissen. Um seinen Gedanken eine sichere Grundlage zu geben, versuchte er alles auf unbezweifelbare Grundlagen zurückzuführen was in der Aussage gipfelte: «Ich denke, also bin ich».

Im Laufe seiner Arbeiten entwickelte er eine allgemeine analytische (philosophische) Methode zum richtigen Vernunftgebrauch und der wissenschaftlichen Wahrheitsforschung (Discours sur la méthode pour bien conduire sa raison et chercher la vérité dans les sciences). Sie besteht im Wesentlichen aus vier Schritten:

 

  1. Nichts als wahr annehmen, was ich so nicht selber sicher und einleuchtend erkennen kann. Es muss so einfach und klar sein, dass es nicht in Zweifel gezogen werden kann. Vorurteile vermeiden.
  2. Probleme in Teilschritte zerlegen, damit diese einfacher und besser bearbeitet werden können.
  3. Die einfachen Probleme zuerst lösen und sich stufenweise zu den komplizierteren vorarbeiten.
  4. Immer prüfen, ob Vollständigkeit erreicht ist und nichts auslassen.

 

Diese Gedanken haben eine grosse Ähnlichkeit mit heutigen Problemstellungen und Lösungsansätzen im Projektmanagement:

  • Mit Systemdenken (Komponenten, die miteinander durch Beziehungen verbunden sind) komplexe Systeme analysieren.
  • Mit der Problemanalyse (z.B. Ishikawa-Diagramm) die wahren Probleme erkennen.
  • Mit Vorgehensmodellen (z.B. Systems Engineering Modell) das Vorgehen planen.
  • Mit Konstruktion, das heisst induktivem Vorgehen vom Konkreten zum Abstrakten gelangen.
  • Mit Analyse (in Elemente zerlegen) und Synthese (zusammensetzen von Elementen in einem System) Prozesse analysieren und optimieren.

 

Zusammen mit einer gesunden Portion Skepsis hat die Methode von René Descartes nichts von ihrer Aktualität eingebüsst. Es ist zwar nicht erwiesen, dass frühere Projektleiter die philosophische Methode von René Descartes anwendeten, aber es war Wissen, das seit 1637 zur Verfügung stand.

 

Literaturhinweise:

Fischer, Kuno (Hg.) (1868): Geschichte der neueren Philosophie. Descartes und seine Schule. 2. völlig umgearbeitete Auflage. 8 Bände. Heidelberg: Verlagsbuchhandlung von Friedrich Bassermann (1).

Magee, Bryan; Leineweber, Bernd; Mischer, Sibille (2007): Geschichte der Philosophie. München: Dorling Kindersley.

Descartes, René (2004): Discours de la méthode. Discours de la méthode pour bien conduire sa raison, et chercher la vérité dans les sciences. The Project Gutenberg EBook (13846). Online verfügbar unter https://www.gutenberg.org/files/13846/13846-h/13846-h.htm, zuletzt aktualisiert am 14.08.2006, zuletzt geprüft am 28.12.2016.

Projektpriorisierung und Klassifizierung

bewertung_sterne

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wie können Sie Projektanträge und Projekte priorisieren? Welche Klassifizierungen und Bewertungen sind sinnvoll?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Entscheidend für die Klassifizierung und Bewertung der Projektanträge und Projekte ist der erwartete Nutzen im Vergleich zu den Kosten. Daraus ergibt sich die Priorisierung, also der Vorschlag zur zeitlichen und inhaltlichen Umsetzung der Projekte.

Es werden nicht nur Projektanträge sondern auch laufende Projekte priorisiert. Vor allem bei länger dauernden Projekten oder bei einer Strategieänderung werden die Projekte im Portfolio regelmässig neu priorisiert. Eine Neu-Priorisierung findet ebenfalls statt, wenn Sie neue Projekte in das Portfolio aufnehmen.

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Normalerweise werden bei Anträgen und Projekten folgende Aspekte gewichtet (bewertet), pro Projekt oder Antrag summiert  und in eine Reihenfolge (Priorität) gebracht:

Klassifikationsgruppen Mögliche Techniken und Methoden
Beitrag zur Realisation der Strategie Matrix: Projektbeitrag an Strategie / einzelne Strategien
Lösungsbeitrag Matrix: abgedeckte Anforderungen pro Lösung
Kosten, Wirtschaftlichkeit, Ressourcenbedarf Investitionsbudget; Amortisationsdauer; Kapitalwert. Matrix: Strategiebeitrag / Investition, Return on Investment, Total Cost of Ownership; Net Present Value, Internal Rate of Return; Pay Back; Aufwand und Ertrag
Dringlichkeit inklusive Muss-Projekte Rangliste nach Muss, Soll, Kann. Nutzwertanalyse. Präferenzmatrix.
Risiken, Zielkonflikte, Dauer, Anzahl Beteiligte Bewertete Risikomatrix. Zielkorrelationsmatrix.
Gegenseitige Abhängigkeiten Matrix: Abhängigkeit der Projekte untereinander
Nicht-monetärer Nutzen Nutzwertanalyse

Alle bewerteten Projektanträge und Projekte innerhalb einer Klassifizierung werden mit dem prozentualen Wert der Klassifizierung selber multipliziert und erhalten so einen Wert. Am Schluss werden pro Antrag oder Projekt alle Bewertungen summiert. Diese Summen bilden im Vergleich zu anderen Anträgen und Projekten am Schluss die Priorität ab. Ausnahmen sind Muss-Projekte, die auf jeden Fall durchgeführt werden müssen (z.B. gesetzliche Vorgaben), wobei es auch hier eine Priorität geben kann.

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Klassifizierungen und Bewertungen sowie daraus resultierende Priorisierungen sind nie vollständig objektiv. Es gibt immer Ermessensspielräume und Methodendiskussionen. Deshalb ist die Akzeptanz einer Methode wichtiger als die vordergründige Genauigkeit oder Richtigkeit der Methode.

Bei eng zusammenliegenden Resultaten lohnt sich eine alternative Bewertung, bei der „schwergewichtige“ Klassifikationen oder Einzelresultate absichtlich eliminiert oder gleichmässig reduziert werden.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Um die Akzeptanz und die Objektivität zu gewährleisten, sollte die Bewertung jeweils im Team stattfinden. Mitglieder sind idealerweise die Entscheidungsträger.

Die Bewertung muss über alle Anträge und Projekte identisch sein. Ändern Sie wichtige Grössen, so müssen Sie das ganze Portfolio neu bewerten.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Nutzwertanalyse. Präferenzmatrix. Zielkorrelationsmatrix. Normstrategien. Balanced Scorecard. Investitionskosten; Total Cost of Ownership. Aufwand-Ertragsvergleich, Pay Back Periode; Net Present Value; Return on Investment; Internal Rate of Revenue.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.

Patzak, Gerold; Rattay, Günter (2009): Projektmanagement. Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios, Programmen und projektorientierten Unternehmen. 5. Aufl. Wien: Linde.

Schott, Eric; Campana, Christophe (2005): Strategisches Projektmanagement. Herausgeber. Berlin [u.a.]: Springer.

Projektentstehung, Ideen und Studien

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wie entstehen Projekte? Wie können Sie Projektideen systematisch erfassen und bewerten? Wie überführen Sie Projektideen in Projektanträge? Wie prüfen Sie die technische Machbarkeit?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Die Grundlage eines Projekts ist häufig eine Idee oder Zielvorstellung. Diese Projektideen entstehen aus den verschiedensten Gründen bei den unterschiedlichsten Personen.

Das Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass diese Projektideen systematisch erfasst und der Bewertung und Entscheidung zugeführt werden. Wichtige Punkte beim Ideenmanagement sind die technische Machbarkeit und die Vollständigkeit / Reife der Ideen. Das Ideenmanagement entscheidet nicht über die Wünschbarkeit und politische Durchsetzbarkeit von Ideen.

Das Management der Projektideen und –anträge kann Bestandteil eines umfassenderen Innovationsmanagements sein.

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Meist wird neben dem Projektportfolio ein zusätzliches Ideenportfolio geführt. Dieses ermöglicht es dem Projektportfoliomanagement zwischen noch zu klärenden Projektideen und aktuellen beziehungsweise bereits bewilligten Projekten zu trennen.

Die Spannweite der eingereichten Projektideen reicht von der einfachen, unvollständigen Idee bis zum fertigen Projektantrag. Das Ideenportfolio stellt das Eingangstor für alle neuen Projektideen und –anträge dar. Innerhalb des Ideenportfolios wird geprüft, ob bereits ein vollständiger, entscheidungsreifer Antrag vorliegt, oder ob die Idee noch weiter ausgearbeitet werden muss.

Sind die Ideen noch nicht entscheidungsreif beziehungsweise liegt kein geeigneter formeller Antrag vor, so werden folgende Entscheide getroffen:

  • Idee zurückweisen mit der Auflage, einen formellen Antrag einzureichen (Inhalt ist machbar)
  • Idee zurückweisen mit der Auflage, den Inhalt weiter zu konkretisieren
  • Eine Machbarkeitsstudie beauftragen (intern oder extern)
  • Idee endgültig zurückweisen, da technisch nicht machbar

Entscheidungsreife Projektanträge werden mit einer Empfehlung an das Entscheidungsgremium übergeben. Die Empfehlung deckt unter anderem folgende Punkte ab:

  • Technische Machbarkeit
  • Formale Vollständigkeit des Antrags
  • Ressourcenbedarf
  • Mögliche Umsetzung in zeitlicher und inhaltlicher Sicht
  • Risiken, Konflikte
  • Voraussetzungen und Rahmenbedingungen
  • Zusammenfassung von Ideen zu einem Projekt oder Programm oder Aufteilung in Teilprojekte

Das Vorgehen sieht in der Übersicht wie folgt aus:

ideen_bewerten

 

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Ohne zentrales Ideenportfolio werden Projektideen nicht nach gemeinsamen Richtlinien erfasst und bearbeitet. Es fehlt an Transparenz und die Vergleichbarkeit der Projektanträge leidet. Der Aufwand zur Bewertung erhöht sich und Entscheide werden mehr zufällig über das Bauchgefühl gefällt.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Nicht jede Idee ist Grundlage für ein neues Projekt. Aus einer Idee kann auch ein Änderungsantrag in einem bestehenden Projekt oder ein Punkt in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Change Management (ITIL). Kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Ideenmanagement. Projektvorlauf. Projektantrag. Projektauftrag. Strategie. Programmmanagement.