Projektpriorisierung und Klassifizierung

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Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wie können Sie Projektanträge und Projekte priorisieren? Welche Klassifizierungen und Bewertungen sind sinnvoll?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Entscheidend für die Klassifizierung und Bewertung der Projektanträge und Projekte ist der erwartete Nutzen im Vergleich zu den Kosten. Daraus ergibt sich die Priorisierung, also der Vorschlag zur zeitlichen und inhaltlichen Umsetzung der Projekte.

Es werden nicht nur Projektanträge sondern auch laufende Projekte priorisiert. Vor allem bei länger dauernden Projekten oder bei einer Strategieänderung werden die Projekte im Portfolio regelmässig neu priorisiert. Eine Neu-Priorisierung findet ebenfalls statt, wenn Sie neue Projekte in das Portfolio aufnehmen.

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Normalerweise werden bei Anträgen und Projekten folgende Aspekte gewichtet (bewertet), pro Projekt oder Antrag summiert  und in eine Reihenfolge (Priorität) gebracht:

Klassifikationsgruppen Mögliche Techniken und Methoden
Beitrag zur Realisation der Strategie Matrix: Projektbeitrag an Strategie / einzelne Strategien
Lösungsbeitrag Matrix: abgedeckte Anforderungen pro Lösung
Kosten, Wirtschaftlichkeit, Ressourcenbedarf Investitionsbudget; Amortisationsdauer; Kapitalwert. Matrix: Strategiebeitrag / Investition, Return on Investment, Total Cost of Ownership; Net Present Value, Internal Rate of Return; Pay Back; Aufwand und Ertrag
Dringlichkeit inklusive Muss-Projekte Rangliste nach Muss, Soll, Kann. Nutzwertanalyse. Präferenzmatrix.
Risiken, Zielkonflikte, Dauer, Anzahl Beteiligte Bewertete Risikomatrix. Zielkorrelationsmatrix.
Gegenseitige Abhängigkeiten Matrix: Abhängigkeit der Projekte untereinander
Nicht-monetärer Nutzen Nutzwertanalyse

Alle bewerteten Projektanträge und Projekte innerhalb einer Klassifizierung werden mit dem prozentualen Wert der Klassifizierung selber multipliziert und erhalten so einen Wert. Am Schluss werden pro Antrag oder Projekt alle Bewertungen summiert. Diese Summen bilden im Vergleich zu anderen Anträgen und Projekten am Schluss die Priorität ab. Ausnahmen sind Muss-Projekte, die auf jeden Fall durchgeführt werden müssen (z.B. gesetzliche Vorgaben), wobei es auch hier eine Priorität geben kann.

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Klassifizierungen und Bewertungen sowie daraus resultierende Priorisierungen sind nie vollständig objektiv. Es gibt immer Ermessensspielräume und Methodendiskussionen. Deshalb ist die Akzeptanz einer Methode wichtiger als die vordergründige Genauigkeit oder Richtigkeit der Methode.

Bei eng zusammenliegenden Resultaten lohnt sich eine alternative Bewertung, bei der „schwergewichtige“ Klassifikationen oder Einzelresultate absichtlich eliminiert oder gleichmässig reduziert werden.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Um die Akzeptanz und die Objektivität zu gewährleisten, sollte die Bewertung jeweils im Team stattfinden. Mitglieder sind idealerweise die Entscheidungsträger.

Die Bewertung muss über alle Anträge und Projekte identisch sein. Ändern Sie wichtige Grössen, so müssen Sie das ganze Portfolio neu bewerten.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Nutzwertanalyse. Präferenzmatrix. Zielkorrelationsmatrix. Normstrategien. Balanced Scorecard. Investitionskosten; Total Cost of Ownership. Aufwand-Ertragsvergleich, Pay Back Periode; Net Present Value; Return on Investment; Internal Rate of Revenue.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.

Patzak, Gerold; Rattay, Günter (2009): Projektmanagement. Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios, Programmen und projektorientierten Unternehmen. 5. Aufl. Wien: Linde.

Schott, Eric; Campana, Christophe (2005): Strategisches Projektmanagement. Herausgeber. Berlin [u.a.]: Springer.

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