Monat: Januar 2017

Francis Bacon (1561 – 1626) und das Projektmanagement

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Seit Menschen komplexere Vorhaben planen und durchführen geschieht dies mehr oder weniger strukturiert in einem projektartigen Vorgehen. Dabei kommen unterschiedliche Vorgehensweisen und Hilfsmittel zum Einsatz. Viele dieser Vorgehensweisen und Hilfsmittel sind neueren Ursprungs, das heisst aus dem 20. Jahrhundert. Wie aber wurden früher Projekte geplant und wie wurde Wissen erarbeitet? Wie entwickelte zum Beispiel Hans Lipperhey das Fernrohr (1608) und wie entdeckte Isaac Newton die Gesetze der Schwerkraft (1687)?

Der englische Philosoph, Staatsmann und Wissenschaftler Francis Bacon (1561 – 1626) war ein grosser Förderer der Wissenschaften und der geistige Pate der 1662 gegründeten Royal Society of London for the Improvement of Natural Knowledge. Er entwickelte eine wissenschaftliche Methode, die dem kritischen und wissenschaftlichen Denken (Empirismus) massgeblich zum Durchbruch verhalf. Von ihm stammt auch der Ausspruche „Wissen ist Macht“.

Seine Methode zielt vor allem auf das Verständnis der Natur ab. Stark vereinfacht sind folgende Schritte wichtig:

  • Wir fragen uns: Was wollen wir wissen oder was ist das Ziel?
  • Wir beobachten, experimentieren, sammeln Daten und halten alles fest.
  • Wenn wir genügend Daten gesammelt haben, formulieren wir allgemeine Regeln.
  • Danach überprüfen wir diese allgemeinen Regeln durch neue Experimente und Beobachtungen. Wichtig ist, dass wir unvoreingenommen sind und keine Gegenbeispiele übersehen oder absichtlich weglassen, welche unsere eben erstellten Regeln verletzen könnten.
  • Am Schluss prüfen wir, ob wir unsere Fragen beantwortet und das Ziel erreicht haben.

Bei der Darstellung seiner wissenschaftlichen Methode warnt Bacon vor bestimmten, unser Denken fehlleitenden Einflüssen wie täuschende Sinneseindrücke und Gefühle, vorschnelle Interpretationen, falsche Ideologien und irreführende Wortwahl.

Die Methode von Francis Bacon finden wir in ähnlicher Form auch im heutigen Projektmanagement wieder:

  • In der Projektvereinbarung beschreiben wir das Ziel und formulieren die wichtigsten Fragen zum Inhalt.
  • In der Projektplanung legen wir fest, welche Methoden wir verwenden, welche Informationen wir benötigen und wie wir das Ziel erreichen wollen.
  • Während der Projektdurchführung (Bau, Entwicklung, etc.) führen wir die definierten Schritte durch und sammeln deren Ergebnisse (erfolgreich abgeschlossene Meilensteine). Wir erstellen ein Werk und fügen einzelne Elemente zu einem Ganzen zusammen.
  • Bei Tests und Abnahmen prüfen wir, ob das erstellte Werk reibungslos funktioniert oder ob Fehler bestehen, die wiederum Anpassungen am Werk verlangen.
  • Beim Projektabschluss kontrollieren wir die Zielerreichung und beantworten Fragen zum Inhalt.

Die Methodenlehre der Wissenschaften von Francis Bacon wurde 1620 veröffentlicht. Sie könnte also auch im damaligen Projektmanagement verwendet worden sein.

Bacon, Francis (1902): Novum Organum. Hg. v. Joseph Devey. P. F. Collier & Son. New York. Online verfügbar unter http://oll.libertyfund.org/titles/bacon-novum-organum, zuletzt geprüft am 12.01.2017.

Magee, Bryan; Leineweber, Bernd; Mischer, Sibille (2007): Geschichte der Philosophie. München: Dorling Kindersley.

Mastin, Luke (ohne Datum): Sir Francis Bacon (The Basic of Philosophy). Online verfügbar unter http://www.philosophybasics.com/philosophers_bacon_francis.html, zuletzt aktualisiert am ohne Datum, zuletzt geprüft am 14.01.2017.

Riffert, Franz (2004): Die Wissenschaftliche Methode. Online verfügbar unter http://psp.eduhi.at/dr.chodura/PH/WT.pdf, zuletzt aktualisiert am ohne Datum, zuletzt geprüft am 14.01.2017.

Wikipedia Autoren (2016): Francis Bacon. Hg. v. Die freie Enzyklopädie Wikipedia. Online verfügbar unter https://de.wikipedia.org/w/index.php?title=Francis_Bacon&oldid=156665215, zuletzt aktualisiert am 02.08.2016, zuletzt geprüft am 14.01.2017.

Freigabe von Projektantrag und -termin

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fsk12_freigabe

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wer entscheidet über die Freigabe von Projektanträgen? Wann soll das Projekt durchgeführt werden?
Beschreibung, Erklärung des Themas.

Nach der Bewertung und Priorisierung der Projektanträge müssen Sie diese genehmigen und freigeben. Gleichzeitig müssen Sie die optimalen Durchführungstermine bestimmen.

Wenn Sie neue Projekte mit zwingenden Vorgaben in das bestehende Portfolio einplanen, kann es zu Ressourcenkonflikten mit bestehenden Projekten kommen. In diesem Fall müssen Sie die Vergabe der Ressourcen für alle Projekte neu priorisieren.
Massnahmen, wie machen, Anwendung

Die grundsätzliche Freigabe des Projektantrages sowie des Durchführungstermins erfolgt auf Antrag des Ideenportfolios oder derjenigen Stelle innerhalb des Portfoliomanagements, welche sich um die Bewertung kümmert. Für die Entscheidungen wird ein Gremium eingesetzt, das aus Mitgliedern der Geschäftsführung und den Entscheidungsträgern der Linie besteht. Dieses Entscheidungsgremium ist nicht identisch mit dem Portfoliomanagement.

Nach der Freigabe können Sie als Projektleiter die entsprechenden Ressourcen abrufen. Dabei wird bei grösseren Projekten pro Projektphase ein zusätzlicher Freigabeprozess durchlaufen.

Das Ideenportfolio und das Portfoliomanagement können Anpassungen am Projektantrag und am Durchführungstermin vorschlagen. Bei Differenzen mit dem Projektantragsteller oder dem Entscheidungsgremium kann das Projektportfoliomanagement an eine übergeordnete Stelle (z.B. Unternehmensleitung) eskalieren.

Der Durchführungstermin hängt von folgenden Punkten ab:

  1. Gibt es zwingende zeitliche Vorgaben und Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen – z.B. gesetzliche Vorgaben, Abhängigkeiten zu anderen Projekten?
  2. Hat das Projekt eine hohe Priorisierung – z.B. Strategiebeitrag?
  3. Wann stehen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung?
  4. Können die Kosten / Nutzen durch Wahl des Durchführungstermins beeinflusst werden?

 

Zwingende Rahmenbedingungen kommen von ausserhalb des Unternehmens und können nicht beeinflusst werden. Dies sind z.B. Gesetze oder Ereignisse, welche bei Nichtbeachtung einen klar quantifizierbaren Schaden (z.B. entgangener Umsatz aufgrund nicht eingehaltener Liefertermine) verursachen würden.

Eingeplant wird das Projekt über seine gesamte Laufzeit, auch wenn nicht alle Phasen sofort freigegeben werden müssen.
Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Die grundsätzliche Freigabe des Projektantrages (Strategie, Budget, etc.) und die Bestimmung des optimalen Durchführungstermins (übergeordnete Abhängigkeiten, etc.) können von unterschiedlichen Stellen vorgenommen werden. Dies kann jedoch zu Problemen führen. Hier hilft ein transparentes, von allen Entscheidungsträgern akzeptiertes Vorgehen.
Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Das Projektportfoliomangement und das Ideenportfolio führen Entscheidungs-vorbereitungsarbeiten durch. Sie können Projektanträge nur aus technischen Gründen zurückweisen oder zur Ablehnung empfehlen. Das Entscheidungsgremium fällt die grundsätzlichen Entscheide zur Durchführung und unterstützt die Umsetzung der Unternehmensstrategie.
Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.