Freigabe von Projektantrag und -termin

fsk12_freigabe

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wer entscheidet über die Freigabe von Projektanträgen? Wann soll das Projekt durchgeführt werden?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Nach der Bewertung und Priorisierung der Projektanträge müssen Sie diese genehmigen und freigeben. Gleichzeitig müssen Sie die optimalen Durchführungstermine bestimmen.

Wenn Sie neue Projekte mit zwingenden Vorgaben in das bestehende Portfolio einplanen, kann es zu Ressourcenkonflikten mit bestehenden Projekten kommen. In diesem Fall müssen Sie die Vergabe der Ressourcen für alle Projekte neu priorisieren.

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Die grundsätzliche Freigabe des Projektantrages sowie des Durchführungstermins erfolgt auf Antrag des Ideenportfolios oder derjenigen Stelle innerhalb des Portfoliomanagements, welche sich um die Bewertung kümmert. Für die Entscheidungen wird ein Gremium eingesetzt, das aus Mitgliedern der Geschäftsführung und den Entscheidungsträgern der Linie besteht. Dieses Entscheidungsgremium ist nicht identisch mit dem Portfoliomanagement.

Nach der Freigabe können Sie als Projektleiter die entsprechenden Ressourcen abrufen. Dabei wird bei grösseren Projekten pro Projektphase ein zusätzlicher Freigabeprozess durchlaufen.

Das Ideenportfolio und das Portfoliomanagement können Anpassungen am Projektantrag und am Durchführungstermin vorschlagen. Bei Differenzen mit dem Projektantragsteller oder dem Entscheidungsgremium kann das Projektportfoliomanagement an eine übergeordnete Stelle (z.B. Unternehmensleitung) eskalieren.

Der Durchführungstermin hängt von folgenden Punkten ab:

  1. Gibt es zwingende zeitliche Vorgaben und Rahmenbedingungen, die eingehalten werden müssen – z.B. gesetzliche Vorgaben, Abhängigkeiten zu anderen Projekten?
  2. Hat das Projekt eine hohe Priorisierung – z.B. Strategiebeitrag?
  3. Wann stehen die notwendigen Ressourcen zur Verfügung?
  4. Können die Kosten / Nutzen durch Wahl des Durchführungstermins beeinflusst werden?

 

Zwingende Rahmenbedingungen kommen von ausserhalb des Unternehmens und können nicht beeinflusst werden. Dies sind z.B. Gesetze oder Ereignisse, welche bei Nichtbeachtung einen klar quantifizierbaren Schaden (z.B. entgangener Umsatz aufgrund nicht eingehaltener Liefertermine) verursachen würden.

Eingeplant wird das Projekt über seine gesamte Laufzeit, auch wenn nicht alle Phasen sofort freigegeben werden müssen.

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Die grundsätzliche Freigabe des Projektantrages (Strategie, Budget, etc.) und die Bestimmung des optimalen Durchführungstermins (übergeordnete Abhängigkeiten, etc.) können von unterschiedlichen Stellen vorgenommen werden. Dies kann jedoch zu Problemen führen. Hier hilft ein transparentes, von allen Entscheidungsträgern akzeptiertes Vorgehen.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Das Projektportfoliomangement und das Ideenportfolio führen Entscheidungs-vorbereitungsarbeiten durch. Sie können Projektanträge nur aus technischen Gründen zurückweisen oder zur Ablehnung empfehlen. Das Entscheidungsgremium fällt die grundsätzlichen Entscheide zur Durchführung und unterstützt die Umsetzung der Unternehmensstrategie.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.

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