Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wer stellt die Ressourcen für die Projekte und Programme des Projektportfolios zur Verfügung? Wie wird der Ressourcenbedarf geplant und gesteuert? Bei wem müssen Sie die Ressourcen für Ihr Projekt beantragen?

Die Ressourcenplanung ist Teil der Planung des magischen Dreiecks, das Inhalte, Termine und Kosten beinhaltet. Diese Planungen sind voneinander abhängig, wobei die notwendigen Ressourcen oftmals Ergebnis der Termin- und Inhaltsplanung sind.

Das Ressourcenmanagement beinhaltet die Ressourcen Mitarbeiter, Finanzen und Sachmittel. Zwei Aspekte sind wichtig:

1.     Das Ressourcenmanagement als Aufgabe innerhalb des Projektportfoliomanagements:

• liefert Prognosen über zukünftig benötigte Ressourcen, Menge und Beschaffenheit
• reserviert und teilt Ressourcen zu – erkennt und löst Ressourcenkonflikte

2.     Das Ressourcenmanagement der Linie als Lieferant der Ressourcen für das Projektportfolio:

• liefert Prognosen über zukünftig verfügbare Ressourcen, Menge und Beschaffenheit
• stellt Ressourcen zur Verfügung und nimmt diese wieder zurück

Bei einer Betrachtung über den gesamten Lebenszyklus muss auch der Ressourcenbedarf nach dem Projektende, also während dem Betrieb berücksichtigt werden.

Das Projektportfoliomanagement besitzt meist keine eigenen Ressourcen sondern muss diese jeweils beantragen. Dafür werden die Ressourcenanforderungen aufgrund der freigegebenen Projekte und Programme gebündelt und es wird eine Gesamtplanung erstellt. Diese Planung erfolgt innerhalb der normalen Budgetierung des Unternehmens. Danach bestellt das Projektportfoliomanagement seine Ressourcen bei der Linie oder bei Strategiegremien wie z.B. dem Informatiklenkungsausschuss.

Mit der Personalentwicklung besteht eine Zusammenarbeit, um die Auswahl und Ausbildung von Projektfähigkeiten zu fördern. Zusätzlich werden für Projekt- und Programmleiter spezielle Mitarbeiterpools geschaffen. Diese werden in Absprache mit der Linie durch das Projektportfoliomanagement verwaltet.

Jede der drei Ressourcenarten hat seine Besonderheiten:

Mitarbeiter sind die am schwierigsten bereitzustellenden Ressourcen. Es geht nicht nur um die Anzahl Mitarbeiter und Stunden sondern auch um die notwendigen Fähigkeiten (Skills). Probleme können in folgenden Bereichen auftreten:

• Da zu viele Projekte gleichzeitig bestehen, werden die Mitarbeiter nur zu geringen %-sätzen eingeplant. Es gibt im Verhältnis zu viele unproduktive Zeiten (Koordination, Sitzungen, Einarbeitung, etc.).
• Das Tagesgeschäft beansprucht verplante Ressourcen für dringende Notfälle.
• Die Fähigkeiten der Projektmitarbeiter entsprechen nicht den Anforderungen.
• Die Arbeiten im Projekt dauern länger und die Ressourcen stehen nicht mehr zur Verfügung.
• Mitarbeiter werden nicht in die Planung einbezogen und haben kein Mitspracherecht.
• Zwischenmenschliche Probleme erschweren den Einsatz.

Finanzielle Ressourcen müssen rechtzeitig geplant und reserviert werden. Wichtig ist der Nachweis der verbrauchten Mittel, Abweichungen und deren Begründung. Ausgewiesen werden folgende Angaben:

• Laufende Projekte und Veränderungen
• Reserven und freie Mittel; nicht genutzte Mittel
• Studien
• Portfolioadministration
• Geplante Projekte und Prognosen

Bestehende Anlagen und Sachmittel werden eher kurzfristig geplant und es besteht die Gefahr, dass diese unvollständig geplant oder teilweise ganz vergessen werden. Bei gemeinsamer Nutzung muss die Priorität sowie der Umfang der Nutzung geklärt werden. Wichtige Sachmittelgruppen sind:

• Räume und Hilfsmittel für die Projektmitarbeiter, Projektoffice und für Sitzungen
• Notwendige Informatikhilfsmittel wie Informatikarbeitsplätze, spezielle Programme und Lizenzen. Zudem werden gemeinsame Ablageordner sowie Kommunikationshilfsmittel für verteiltes und zeitversetztes Arbeiten benötigt.
• Maschinen und Geräte für die Erstellung von Prototypen und Mustern. Dies geschieht häufig in Form von Zeitbudgets bei bestehenden Anlagen.
• Bei Investitionen, die nach dem Projekt weiterhin genutzt werden ist zu prüfen, welcher Anteil Ihrem Projekt und welcher Anteil der Linie (spätere Nutzer) belastet wird.

Die Ressourcenplanung des Projektportfoliomanagements muss mit folgenden Prozessen des Unternehmens synchronisiert werden:

• Budgetierungsprozess – Synchronisation meist auf Jahresbasis
• Personalprozesse – Schulung und Rekrutierung von speziellen Mitarbeiterfähigkeiten
• Controllingprozess – Strategiekonformer Einsatz; Ressourcenplanung und –verbrauch

Um Ressourcen vergleichbar zu machen, werden diese in Geld bewertet. Es ist Aufgabe des Finanz- und Rechnungswesens oder des Controllings, entsprechende Bewertungssätze (z.B. was kostet eine Mitarbeiterstunde oder eine Raummiete) zur Verfügung zu stellen. Häufig werden nur externe Kosten, also tatsächlich anfallender Cash-Out gerechnet. Dies vereinfacht die Berechnungen, verunmöglicht aber eine vollständige Betrachtung aller anfallenden Aufwände und Kosten. Make or Buy Entscheidungen werden so massiv erschwert und verzerrt.

Bei kurzfristigen Projektänderungen entstehen häufig Probleme mit den mittel- bis langfristig geplanten Ressourcen. Kann die Ressourcenbereitstellung nicht mit der geänderten Planung harmonisiert werden, ergeben sich Projektphasen, in denen zu wenige, zu viele oder die falschen Ressourcen bereitstehen.

Bei Projektänderungen müssen Auswirkungen auf die Ressourcenplanung, -bereitstellung und -verbrauch möglichst frühzeitig analysiert und dem Projektportfoliomanagement mitgeteilt werden. Die Vorhaltung einer Reserve hilft gröbste Probleme bei kurzfristigen Bedarfsänderungen auszugleichen.

Ein weiteres Problem liegt darin, dass oft nicht die am besten geeigneten Ressourcen für das Projekt abgestellt werden, sondern diejenigen, die gerade entbehrlich sind (z.B. Mitarbeiter). Bedarfsmeldungen müssen deshalb zwingend auch die benötigten Eigenschaften und Fähigkeiten beinhalten. Klare, schriftliche und frühzeitige Abmachungen helfen, Missverständnisse zu vermeiden.

Das Projektportfoliomanagement sammelt und verdichtet alle Ressourcenbedürfnisse aus einzelnen Projekten. Es beschafft die notwendigen Ressourcen und stellt diese Ressourcen den einzelnen Projekten zur Verfügung. Das Projektportfoliomanagement kontrolliert die Verwendung der Ressourcen und rapportiert an die Geschäftsleitung oder den Steuerungsausschuss.

Projektleiter sammeln von den Teilprojekten und den Arbeitspaketen die hierzu notwendigen Informationen und verdichten diese zu Gesamtprojektinformationen.

Mitarbeitereinsatzplanung. Persönliche Zielvereinbarungen. Belastungsdiagramm. Budgetierung. Kapazitätsplanung. Schulung.

Badertscher, Kurt (2005): IT-Projektportfolio managen: Konzeption, Einführung und Betrieb (250). Grundlagen, Phasen, Methoden und Techniken mit Beispielen, Repetitionsfragen und Antworten. 1. Auflage: Stiftung Wirtschaftsinformatikschule Schweiz, WISS.

Geiger, Ingrid Katharina; Pifko, Clarisse (2009): Projektmanagement – Zertifizierung nach IPMA(3.0)-Ebenen D und C. Grundlagen und Kompetenzelemente, Methoden und Techniken mit zahlreichen Beispielen. 2., überarb. Aufl., Ausg.: U0039. Zürich: Compendio Bildungsmedien.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.