Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wann wird das Projekt endgültig freigegeben? Was beinhaltet der Projektauftrag?

Bei grösseren Projekten müssen Sie den freigegebenen Projektantrag weiter detaillieren und dem Portfoliomanagement nochmals zur Prüfung vorlegen. Erst mit dieser Freigabe erhalten Sie den endgültigen Projektauftrag (Projektfreigabe). Ziel ist es, zwischen der grundsätzlichen Freigabe des Projektantrages und der endgültigen Projektfreigabe alle offenen Punkte zu klären. Dabei wird der Antrag zusätzlich durch konkrete Vorgaben seitens des Portfoliomanagements ergänzt.

Nach der Projektfreigabe können Sie das Projekt offiziell und für alle Mitarbeiter sichtbar starten. Hierzu eignet sich ein Projekt Kick Off.

Der Projektauftrag beinhaltet den ursprünglichen Projektantrag. Dieser Antrag wird mit den Anforderungen des Portfoliomanagements anlässlich der Einplanung des Projekts ins Projektportfolio ergänzt. Dies sind unter anderem folgende endgültigen Angaben:

• Den Projektbeginn und -dauer
• Die freigegebenen Ressourcen und Budget
• Zu berücksichtigende Abhängigkeiten zu anderen Projekten und Umfeld

Zusätzlich werden weitere Vorgaben zum Vorgehen festgelegt. Diese erleichtern die Steuerung, das Controlling und das Reporting des Projekts durch das Portfoliomanagement. Zudem fliessen auch Erkenntnisse aus anderen Projekten (Best Practice) ein. Mögliche weitere Vorgaben sind:

• Grundsätzliche Vorgehensmethode
• Zu erstellende Unterlagen und Berichte
• Führungsrhythmus
• Vorgaben zu verschiedenen Methoden wie z.B. Risiko-, Change-, Qualitätsmanagement

Mit dem Projektauftrag werden die Ressourcen und das Budget endgültig reserviert und stehen somit nicht mehr für andere Projekte zur Verfügung.

Werden neue Projekte in das Projektportfolio aufgenommen oder ergeben sich neue Rahmen-bedingungen, so müssen alle Projekte neu priorisiert werden. Dadurch können sich Änderungen bei bereits bewilligten Ressourcen, Budget und Terminen ergeben.

Kleinere Projekte werden bereits mit der Freigabe des Projektantrages endgültig freigegeben (Projektfreigabe).

Die endgültige Projektfreigabe erfolgt gemeinsam durch die Linienstelle mit der Budgethoheit sowie dem Projektportfoliomanagement.

Projektauftrag. Projektfreigabe. Projektantrag.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.

Delhees, Maximilian; Scheuring, Johannes (2006): IT-Projekte initialisieren (252). Grundlagen, Methoden und Ergebnisse der Projektvorbereitung mit praktischen Tipps, Repetitionsfragen und Antworten ; [ein Informatik-Lehrmittel aus dem Kompetenzfeld „IT-Projektmanagement“]. 2. Aufl. Zürich: Compendio Bildungsmedien.