Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wie kann die Projektdurchführung aus Sicht der verwendeten Ressourcen effizient gestaltet werden? Wie viele Projekte sollen gleichzeitig durchgeführt werden?

Meist stehen weniger Ressourcen zur Verfügung, als für die Realisation aller Projekte gleichzeitig benötigt werden. Aufgrund der Priorisierung der Projekte und Projektanträge wurde bereits eine Vorauswahl getroffen (Effektivität). Nun geht es darum, für die verbleibenden und bereits priorisierten Projekte und Projektanträge die Ressourcen so zu vergeben, dass möglichst wenig Verluste (Effizienz) und neue Risiken entstehen.

Grundsätzlich ist es besser, weniger Projekte durchzuführen, die dafür umso schneller. Zudem sollen wenn möglich weniger Mitarbeiter, die dafür mit höheren Pensen beschäftigt werden. Die anfallenden Administrations-, Koordinationsaufwände und Wiederstände sind dadurch kleiner. Die Ressourcen sind entsprechend auf die Projekte zu verteilen. Gründe hierfür sind:

• Mit längerer Projektdauer steigt die Wahrscheinlichkeit, dass neue Anforderungen gestellt oder Änderungen verlangt werden – Faustregel: ca. 1 bis 2% Projektänderungen pro Monat Projektlaufzeit
• Der Administrationsaufwand steigt mit der Anzahl der (Teilzeit-) Mitarbeiter
• Mit längerer Projektdauer steigt die Anzahl der Koordinationssitzungen
• Ohne schnelle und sichtbare Projektfortschritte leidet die Motivation

Die Zuweisung der Ressourcen ist ein wichtiger Bestandteil der Festsetzung des Durchführungstermins.

Als Hilfsmittel zur Planung der optimalen Ressourcenzuweisung können Netzplananalysetechniken (kritischer Pfad) und auch Balkendiagramme dienen. Der Anteil an administrativen und koordinierenden Tätigkeiten soll gegenüber produktiven Tätigkeiten möglichst klein ausfallen.

Nach dem Projektabschluss kann für jedes Projekt eine Kennzahl zur Projekteffizienz erstellt werden. Der effektive / geplante Umsatz (oder Kostenreduktion) wird durch den Aufwand dividiert. Diese Kennzahl wird danach mit ähnlichen Projekten verglichen und erlaubt Rückschlüsse auf die Projektplanung.

Die Ressourcenallokation wird durch das Portfoliomanagement zusammen mit den Ressourcenverantwortlichen (Linie, Budgetverantwortliche) durchgeführt.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.

Geiger, Ingrid Katharina; Pifko, Clarisse (2009): Projektmanagement – Zertifizierung nach IPMA(3.0)-Ebenen D und C. Grundlagen und Kompetenzelemente, Methoden und Techniken mit zahlreichen Beispielen. 2., überarb. Aufl., Ausg.: U0039. Zürich: Compendio Bildungsmedien.

Delhees, Maximilian; Scheuring, Johannes (2006): IT-Projekte initialisieren (252). Grundlagen, Methoden und Ergebnisse der Projektvorbereitung mit praktischen Tipps, Repetitionsfragen und Antworten ; [ein Informatik-Lehrmittel aus dem Kompetenzfeld „IT-Projektmanagement“]. 2. Aufl. Zürich: Compendio Bildungsmedien.