Was ist der Inhalt des Portfolioberichtswesens (Reporting)? Wem wird berichtet?

Das Berichtswesen wird meist vom Controlling organisiert und ist Basis für Steuerung, Kontrolle und Frühwarnsystem. Grundlage sind die Angaben des Projektmanage-ments, die vom Portfoliomanagement kontrolliert, verdichtet und mit portfolio-spezifischen Themen ergänzt werden. Zusätzliche portfoliospezifische Themen sind:

• Abhängigkeiten zwischen den Projekten
• Kumulationen und daraus ersichtliche übergreifende Trends und Prognosen
• Steuerung von finanziellen und personellen Ressourcen inklusive Konfliktmanagement
• Qualitätssicherung, Plausibilisierung, Massnahmen für Optimierung des Projektvorgehens
• Strategieabdeckung und daraus resultierende Massnahmen

Verschiedene Anspruchsgruppen (Stakeholder) im Unternehmen haben verschiedene Informationsbedürfnisse. Diese Bedürfnisse, Form und Häufigkeit werden anlässlich der Stakeholderanalyse erfasst.

U = Unternehmensleitung, A = Abteilungsleitung, F = Finanzen/Controlling, P = Human Resources

Das Vorgehen zur Erstellung des Projektportfolio-Reportings sieht wie folgt aus:

1. Formale Prüfung der Projektstatusberichte auf Vollständigkeit, Verständlichkeit und Plausibilität – eventuell Rückweisung
2. Zusammenfassung und Verdichtung aller Projektstatusberichte (Kosten, Mitarbeiterstunden, Meilensteine, Risiken, Qualität, Stimmung) in den Dimensionen Vergangenheit, Gegenwart, Zukunft – Erstellung von Kennzahlen
3. Anpassung der Portfolioliste betreffend abgeschlossener, zurückgestellter, laufender und zukünftiger Projekte – Erstellung von Kennzahlen
4. Analysen durchführen, Trends und Entwicklungen aufzeigen – Risiken und Massnahmen aufzeigen
5. Stakeholderspezifische Berichte anfertigen – bei Bedarf die Berichte persönlich besprechen

Bei wichtigen und potentiell kritischen Berichtsinhalten sind diese mit den wichtigsten Stakeholdern vorzubesprechen. Dies hilft Missstimmungen zu vermeiden und hilft bei der Massnahmenplanung und –Umsetzung.

Das Reporting hängt von den Bedürfnissen der Stakeholder ab sowie der Frage, was und in welchem Detaillierungsgrad gesteuert werden soll. Die Basisinformationen stammen aus dem Projektreporting. Diese werden vom Projektportfoliomanagement aufbereitet, ergänzt und kommentiert.

Arbeiten Sie mit farbigen Grafiken, Ranglisten, Vergleichen, Übersichten, Portfolios, etc. Die Stakeholder müssen viele Informationen in kurzer Zeit aufnehmen und werden es Ihnen danken.

Badertscher, Kurt (2005): IT-Projektportfolio managen: Konzeption, Einführung und Betrieb (250). Grundlagen, Phasen, Methoden und Techniken mit Beispielen, Repetitionsfragen und Antworten. 1. Auflage: Stiftung Wirtschaftsinformatikschule Schweiz, WISS.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.

Patzak, Gerold; Rattay, Günter (2009): Projektmanagement. Leitfaden zum Management von Projekten, Projektportfolios, Programmen und projektorientierten Unternehmen. 5. Aufl. Wien: Linde.