Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Was beinhaltet das Controlling? Wie ist das Vorgehen?

Beim Projektportfolio-Controlling stehen nicht einzelne Projekte sondern das ganze Portfolio im Blickpunkt. Beim operativen Controlling geht es um die Optimierung des Ressourceneinsatzes, Termine, Inhalte, Qualität sowie Reduzierung bzw. Steuerung der Risiken. Beim strategischen Controlling stehen die Auswirkungen des Portfolios auf die Potenziale des Unternehmens im Vordergrund.

Das Controlling beinhaltet Planungs-, Koordinations- und Kontrollaufgaben. Damit soll der Erfolg langfristig gesichert und Probleme frühzeitig erkannt werden.

Basis für das Controlling ist das portfolioweite Reporting, das den Stand der Projekte und des Portfolios abbildet. Es werden folgende Analysen durchgeführt:

• Durch die Zusammenfassung aller Projektfortschritte wird eine Gesamtsicht erstellt. Überprüft werden nebst anderen die Lieferobjekte, Budgetabweichungen, Ressourcenverbrauch und deren Auswirkungen auf andere Projekte sowie Qualitätsaspekte.
• Einzelne Projektrisiken werden zusammengefasst (Cluster) und erneut auf Eintretenswahrscheinlichkeit und Schadensausmass analysiert. Spezifische Projektportfoliorisiken werden ebenfalls analysiert. Der Bericht wird mit dem Risikomanagement analysiert und Massnahmen definiert. Eventuell werden die Risiken durch den Risikomanager weiter im Unternehmen konsolidiert.
• Abhängigkeiten werden erkannt sowie Synergiepotenziale systematisch gesucht und gefunden. Einzelne Projekte werden aufgrund von möglichen Synergiepotentialen miteinander verglichen und eine Matrix der Abhängigkeiten/Synergien erstellt.
• Der Ressourcenbedarf aller aktuellen und zukünftigen Projekte wird in den Grössen personelle und finanzielle Ressourcen zusammengefasst. Diese Bedürfnisse werden an das Ressourcenmanagement weitergeleitet. Kürzungen müssen aufgrund der Prioritäten auf die Projekte verteilt werden.
• Die Abdeckung der strategischen Ziele durch einzelne Projekte oder Cluster wird überprüft und deren Auswirkungen bewertet.

Nach dem Erkennen der Handlungsfelder werden Massnahmen vorgeschlagen, bewertet und Entscheidungen getroffen:

• Anpassung von Ressourcen und Umverteilung
• Anpassung der Projektziele und -vorgaben
• Beschleunigung, Zurückstellung, Verschmelzung, Trennung und Stopp von Projekten
• Rückkoppelung und allenfalls Anpassung der strategischen Ziele

Einzelne Momentaufnahmen (Berichte) sind nicht sehr aussagekräftig, da die Vergleichsbasis fehlt. In einer Zeitreihe wird die Entwicklung sichtbar und die Controllingmassnahmen können auf Wirksamkeit überprüft werden. Mit fortschreitender Dauer können Referenzwerte für gleichartige Vorhaben erarbeitet werden.

Die Erstellung der Berichte und die Entscheidungsvorbereitung sowie deren Umsetzung obliegt dem Projektportfoliomangement. Entscheidungen über Ressourcen, Strategie und Risiken werden meist durch die Linie getroffen. Je nach Unternehmensgrösse werden Fachspezialisten wie Risikomanager, Controller hinzugezogen.

Portfoliomanagement-Reporting. Risiken. Synergien. Paarvergleich. Stakeholder. Arbeitswerte. Risikomanager. Kiviatdiagramm. Controller. Projektdreieck (Zeit, Kosten, Inhalte/Qualität).