Monat: August 2017

John Dewey und das Projektmanagement

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JohnDewey

Das Vorgehen in Projektform hilft Menschen in den verschiedensten Tätigkeitsbereichen. Es ist daher nur folgerichtig, dass das Projektvorgehen irgendwann auch beim Lernen Einzug hielt. Erstmals wurde projektähnliches Lernen in Kunstakademien in Italien im 16. Jahrhundert und Frankreich im 18. Jahrhundert in den Lehrplan aufgenommen. Dabei ging es allerdings nicht darum, wie modernes Projektmanagement funktioniert, sondern wie der Unterricht sinnvoll gestaltet werden kann. Ziel war das Lernen durch Tun oder das Lernen am Projekt. So wurden z.B. französische Architekturstudenten aufgefordert, mittels eines Projekts Gebäude selbständig, kooperativ und originell zu entwerfen.  

Ein wichtiger Vertreter dieser Entwicklung des Lernens in Projektform war der Philosoph und Pädagoge John Dewey (1859 – 1952). Als Pragmatiker war ihm die Praxis stets mindestens genauso wichtig wie die Theorie. Jedes Wissen war für ihn in erster Linie menschliche Tätigkeit – Learning by Doing. Für die Erarbeitung von Wissen hielt er folgenden Ablauf für sinnvoll:

  • Ein authentisches Problem angemessen beschreiben
  • Einen geeigneten Lösungsansatz entwerfen
  • Simulieren oder logisches Probieren der Lösung
  • Experimentelles Überprüfen der Lösung und bei Nichtgefallen den ganzen Prozess nochmals durchlaufen

Dieses Vorgehen findet auch heute noch im Problemlösungsprozess seinen Niederschlag:

  • Situations-Analyse und Ursachen-Suche
  • Zielformulierung
  • Lösungssuche (Synthese und Analyse)
  • Bewertung und Entscheidungs-Findung
  • Planung und Umsetzung
  • Erfolgskontrolle

Die Arbeit muss laut dem Pragmatisten Dewey zielgerichtet und planvoll ablaufen. Sie muss einen Lösungsbeitrag zum Problem leisten. Dabei ist Projektarbeit zutiefst sozial und demokratisch. Dies unter anderem auch, weil Zusammenarbeit und eine aufbauende Kritik essentiell für ein gutes Ergebnis sind.

 

Literaturhinweise:

Dewey, John (1938): Logic. The Theory of Enquiry. New York: HENRY HOLT AND COMPANY, INC.

 Freie Universität Berlin (2003): Handbuch zum Projektunterricht. Seminar „Projektunterricht“ von Prof. Dr. Jörg Ramseger (2). Online verfügbar unter http://www.ewi-psy.fu-berlin.de/einrichtungen/arbeitsbereiche/abp/projekte_publikationen/projekte_handbuch.html, zuletzt geprüft am 18.08.2017.

Frey, Karl; Schäfer, Ulrich (2010): Die Projektmethode. „der Weg zum bildenden Tun“. 11. Aufl. Weinheim [u.a.]: Beltz. 

Knoll, Michael: John Dewey’a pädagogischer Reformimpuls. „problem based learning“. Online verfügbar unter http://www.mi-knoll.de/163301.html, zuletzt geprüft am 18.08.2017. 

Magee, Bryan; Leineweber, Bernd; Mischer, Sibille (2007): Geschichte der Philosophie. München: Dorling Kindersley. 

Büchel, Alfred; Becker, Mario; Daenzer, Walter F.; Haberfellner, Reinhard; Huber, F.; Massow, Heinrich von; Nagel, Peter (1994): Systems engineering. Methodik und Praxis. 8. Aufl. Zürich: Verl. Industrielle Organisation.

Instrumente zur Portfoliosteuerung

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Portfolio2

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Welche Instrumente gibt es? Welche Inhalte sind wichtig?
Beschreibung, Erklärung des Themas.

Bei der Portfoliosteuerung können angepasste Instrumente mithelfen, den Administrationsaufwand in Grenzen zu halten. Informationen sollen nur einmal erfasst werden und für Projekte, Portfolios und Spezialauswertungen nutzbar sein. Zudem müssen Informationen für die Weiterverwendung in anderen Abteilungen wie z.B. Compliance, Sicherheit geeignet sein.

Integrierte Portfolio- und Programmmanagement Instrumente (PPM Tools) enthalten häufig folgende Funktionen:

  • Projektevaluation und Priorisierung
  • Ressourcenplanung und –zuweisung, effektive Ressourcenverwendung
  • Kosten-Nutzen und weitere Analysen
  • Statistikfunktionen und grafische Auswertungen
  • Netzwerkfähigkeit, Berechtigungsmanagement, Datenexporte

 

Eigenständige Instrumente für Teilbereiche:

Instrument / Verwendung Häufige enthaltene Funktionen
Matrizen Strategierelevanz versus Kosten. Risiken versus Wirtschaftlichkeit
Nutzwertanalysen Quantitative und qualitative Grössen, Priorisierung, Bewertung, Ausschlusskriterien
Risikomanagement Eintretenswahrscheinlichkeit, Schadensausmass, Massnahmen, Zusammenfassung von Risikogruppen, Berichtswesen, Grafik- und Statistikfunktionen
Kennzahlensteuerung Übergeordnet mit Balanced Scorecard, individuelle Kennzahlen pro Themengebiet
Arbeitsorganisation Berichtswesen, Sitzungsorganisation, Terminverwaltung, Massnahmenverfolgung, Statistikfunktion
Ressourceneinsatzplanung Netzplan, Balkendiagramm, Mehrprojektorganisation, Ressourcenverwaltung, Grafikfunktion, Statistikfunktion
Versionierungstool und Dokumentenvorlagen Zugriffsverwaltung, Vorlagenspeicher, Versionierung, Statistikfunktion, Fileablage, Berechtigungen
Abhängigkeiten und Priorisierung Nutzwertanalyse, Abhängigkeitsmatrizen auf verschiedenen Detaillierungsebenenen (Funktion, Teilprojekt, Projekt, Programm)
Budgetierung Nutzung der bestehenden Budgetierungsprozesse und –unterlagen des Unternehmens
Kontoauszüge Aktuelle Ist-Kosten, Zusammenfassungen nach verschiedenen Kriterien
Formularsätze und Projekthandbücher Vorlagen für Planung, Kontrolle, Reporting. Vorgaben für Vorgehensweisen und Best Practice.
Anforderungsprogramme Erfassung und Pflege von Anforderungen, Abdeckungsgrad der Anforderungen durch Projekte, Stakeholder, Projektabgrenzung
Ziele Überschneidungen, Konflikte, nicht abgedeckte Ziele, Bewertung und Priorisierung, Abdeckung durch Projekte
Fortschrittskontrollen Letzte / aktuelle / zukünftige Periode. Kosten, Inhalte, Qualität, Termine, Risiken, allgemeine Stimmung
Entscheidungsbaum Kosten – Nutzenvergleich in Varianten (bestimmte Kombinationen von Projekten ergeben mehr Gewinn als andere). Auswertungs- und Statistikfunktionen

 
Massnahmen, wie machen, Anwendung

Informationen werden von den Teilprojekten über die Projekte und Programme bis zum Portfoliomanagement verdichtet. Teilweise werden Informationen aus dem Portfoliomanagement noch weiter aggregiert – z.B. Budgetplanung, Risikomanagement, Personalplanung.

Art und Häufigkeit der Information hängt von den Bedürfnissen der Stakeholder und dem Portoliomanagement ab. Daraus ergibt sich auch die ideale Kombination der Instrumente und Methoden.

Schriftliche Berichte werden ca. ein bis zwei Wochen vor dem Sitzungstermin vorgängig versendet. Die Terminplanung folgt einem Rhythmus (z.B. monatlich) und wird für das ganze Jahr festgelegt.
Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Aufgrund der Stakeholderanalyse sowie Bedürfnissen des Portfoliomanagements werden möglichst wenige aber zielführende Informationen zur Verfügung gestellt. Informationen besitzen Neuigkeitswert und Bezug zu den Bedürfnissen des Empfängers. Informationen können spezifisch an einzelne Empfänger gesendet werden und müssen nicht allen zur Verfügung gestellt werden.

 
Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Viele Instrumente sind im Unternehmen bereits vorhanden und können auch für das Projektportfoliomanagement genutzt werden. Für einzelne Bedürfnisse gibt es oftmals Free- oder Shareware Programme, die die meisten Anforderungen abdecken. Für einfachere Portfolios können Officeprogramme wie Excel, Visio und Access ausreichend sein. Lieber weniger Instrumente dafür die richtigen – zielgruppenspezifisch, akzeptiert – verwenden.

Die Projektleiter liefern die projektspezifischen Reports. Das Projektportfolio-Office verarbeitet und ergänzt diese zu den Portfolioreports.

 
Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Badertscher, Kurt (2005): IT-Projektportfolio managen: Konzeption, Einführung und Betrieb (250). Grundlagen, Phasen, Methoden und Techniken mit Beispielen, Repetitionsfragen und Antworten. 1. Auflage: Stiftung Wirtschaftsinformatikschule Schweiz, WISS.

Geiger, Ingrid Katharina; Pifko, Clarisse (2009): Projektmanagement – Zertifizierung nach IPMA(3.0)-Ebenen D und C. Grundlagen und Kompetenzelemente, Methoden und Techniken mit zahlreichen Beispielen. 2., überarb. Aufl., Ausg.: U0039. Zürich: Compendio Bildungsmedien.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.