Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Welche Instrumente gibt es? Welche Inhalte sind wichtig?

Bei der Portfoliosteuerung können angepasste Instrumente mithelfen, den Administrationsaufwand in Grenzen zu halten. Informationen sollen nur einmal erfasst werden und für Projekte, Portfolios und Spezialauswertungen nutzbar sein. Zudem müssen Informationen für die Weiterverwendung in anderen Abteilungen wie z.B. Compliance, Sicherheit geeignet sein.

Integrierte Portfolio- und Programmmanagement Instrumente (PPM Tools) enthalten häufig folgende Funktionen:

• Projektevaluation und Priorisierung
• Ressourcenplanung und –zuweisung, effektive Ressourcenverwendung
• Kosten-Nutzen und weitere Analysen
• Statistikfunktionen und grafische Auswertungen
• Netzwerkfähigkeit, Berechtigungsmanagement, Datenexporte

Eigenständige Instrumente für Teilbereiche:

Informationen werden von den Teilprojekten über die Projekte und Programme bis zum Portfoliomanagement verdichtet. Teilweise werden Informationen aus dem Portfoliomanagement noch weiter aggregiert – z.B. Budgetplanung, Risikomanagement, Personalplanung.

Art und Häufigkeit der Information hängt von den Bedürfnissen der Stakeholder und dem Portoliomanagement ab. Daraus ergibt sich auch die ideale Kombination der Instrumente und Methoden.

Schriftliche Berichte werden ca. ein bis zwei Wochen vor dem Sitzungstermin vorgängig versendet. Die Terminplanung folgt einem Rhythmus (z.B. monatlich) und wird für das ganze Jahr festgelegt.

Aufgrund der Stakeholderanalyse sowie Bedürfnissen des Portfoliomanagements werden möglichst wenige aber zielführende Informationen zur Verfügung gestellt. Informationen besitzen Neuigkeitswert und Bezug zu den Bedürfnissen des Empfängers. Informationen können spezifisch an einzelne Empfänger gesendet werden und müssen nicht allen zur Verfügung gestellt werden.

Viele Instrumente sind im Unternehmen bereits vorhanden und können auch für das Projektportfoliomanagement genutzt werden. Für einzelne Bedürfnisse gibt es oftmals Free- oder Shareware Programme, die die meisten Anforderungen abdecken. Für einfachere Portfolios können Officeprogramme wie Excel, Visio und Access ausreichend sein. Lieber weniger Instrumente dafür die richtigen – zielgruppenspezifisch, akzeptiert – verwenden.

Die Projektleiter liefern die projektspezifischen Reports. Das Projektportfolio-Office verarbeitet und ergänzt diese zu den Portfolioreports.

Badertscher, Kurt (2005): IT-Projektportfolio managen: Konzeption, Einführung und Betrieb (250). Grundlagen, Phasen, Methoden und Techniken mit Beispielen, Repetitionsfragen und Antworten. 1. Auflage: Stiftung Wirtschaftsinformatikschule Schweiz, WISS.

Geiger, Ingrid Katharina; Pifko, Clarisse (2009): Projektmanagement – Zertifizierung nach IPMA(3.0)-Ebenen D und C. Grundlagen und Kompetenzelemente, Methoden und Techniken mit zahlreichen Beispielen. 2., überarb. Aufl., Ausg.: U0039. Zürich: Compendio Bildungsmedien.

Jenny, Bruno (2014): Projektmanagement. Das Wissen für den Profi. 3. Aufl. Zürich: Vdf Hochschulverlag AG an der ETH Zürich.