Bekannte und weniger bekannte Fähigkeiten erfolgreicher Projektleiter

Bücherrücken

Woran Projekte scheitern wird regelmässig und mit grossem Aufwand erhoben. Woran die Projektleiter selber scheitern, scheint seltsamerweise fast niemanden zu interessieren. Dabei ist der Projektleiter mit der richtigen Mischung von Fähigkeiten einer der Erfolgsfaktoren in jedem Projekt.

Das wichtigste ist, positive Rahmenbedingungen in Form von genügend Mitteln, stabilen Zielen, machbaren Terminen und mehr, für das Projekt zu erhalten. Dafür macht sich der Projektleiter zu Beginn des Projektes gerne unbeliebt. Der Erfolg wird ihm Recht geben.

Dies ist aber leider selten vollumfänglich möglich. Der Projektleiter ist meist mit dem Termin, dem Inhalt, dem Budget oder der Qualität im Clinch. Welche Faktoren können ihm helfen, das Projekt trotzdem zum Erfolg zu führen?

Er muss verschiedene Rollen wahrnehmen können:

  • Er muss etwas vom Projektinhalt verstehen. Dabei muss er, je grösser das Projekt ist, umso weniger der Spezialist sein. Dafür kann er sich fähige Mitarbeiter ins Projekt holen.
  • Er ist der Projektspezialist und kennt alle notwendigen Techniken, Methoden und Vorgehensweisen. Weiss er es einmal nicht, so kann er sich von externen Beratern helfen lassen. Dies vor allem wenn das Thema heikel ist.
  • Als Führungskraft kann er Mitarbeiter motivieren, Aufgaben optimal besetzen, hat Budget und Termine im Griff und schafft optimale Rahmenbedingungen. Notfalls kann er bis zum Auftraggeber eskalieren. Reserven hat er selbstverständlich auch eingebaut.
  • Als Unternehmer sieht er das grosse Ganze und führt das Projekt im Sinne und zum Wohl des ganzen Unternehmens. Deshalb ist er in ständigem Kontakt mit den wichtigsten Stakeholdern des Unternehmens und informiert diese regelmässig und frühzeitig.

Nebst Fähigkeiten wie Sozialkompetenz, Belastbarkeit, Umsetzungskompetenz und weiteren hat er weniger offensichtliche Fähigkeiten:

  • Er muss sich trotz aller Verbundenheit zum Projekt auch davon distanzieren können. Er benötigt eine gehörige Portion Pragmatismus, um auch unbequeme Entscheidungen fällen zu können.
  • Er muss neutral sein und vor allem sach- und nicht beziehungsorientiert handeln. Oftmals versuchen Stakeholder durch versteckte Agenden, ein Projekt für ihre Bedürfnisse zu instrumentalisieren. Diesen versteckten Machtspielen muss er gewachsen sein.
  • Als eine der schwierigsten Fähigkeiten muss er nein sagen können. Oftmals versucht der Projektleiter, das Unmögliche möglich zu machen, alle Anforderungen zu erfüllen und scheitert dabei grandios. Die Kunst besteht dabei darin, nein zu sagen und trotzdem möglichst wenig verbrannte Erde zu hinterlassen.
  • Er benötigt ein starkes Gespür für das Sinnvolle und Machbare sowie eine Spur Machiavelli. So wird er z.B. endlose Sitzungen mit wenig Inhalt kurz vor Feierabend ansetzen oder ewige Besserwisser mit «wichtigen» Aufgaben ruhigstellen.
  • Schlussendlich muss er auch egoistisch sein und sich abgrenzen können. Notfalls muss er die Projektleitung abgeben, wenn er die Vorgaben realistischerweise nicht erfüllen kann. Wenn er nachts nicht mehr schlafen kann, dann hilft das weder seiner Gesundheit noch dem Projekt.

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