Notwendiges Wissen im Projekt

wissensverteilung

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Welches Wissen als Projektleiter benötigen Sie, um Projekte erfolgreich zu führen? Wie viel Fachwissen benötigen Sie?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Sie als Projektleiter beeinflussen in grossem Masse das Gelingen eines Projekts. Die Auswahl des Projektleiters ist deshalb ein wichtiger Faktor bei der Projektinitialisierung. Nebst anderen Faktoren wie Verfügbarkeit, Kosten, etc., stellt sich die Frage nach dem Wissen, das ein Projektleiter benötigt, um ein bestimmtes Projekt erfolgreich führen zu können.

Das notwendige Wissen hat jeweils einen Bezug zu den zwei folgenden Bereichen:
– Bezug zum Projektvorgehen oder Projektmanagement
– Bezug zum Projektinhalt

Was ist Fachwissen und wie viel benötigen Sie?

Was benötigen Sie sonst noch (Fertigkeiten und Fähigkeiten)?

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Welches Wissen kann Ihnen helfen, um Projekte erfolgreich zu führen.

Projektvorgehen:

·         Projektmanagementwissen
Hilft Ihnen, Veränderungen über Projekte optimal zu steuern und das Vorgehen in zeitlich und inhaltlich gut überschaubare Einzelschritte zu zerlegen. Beinhaltet auch Risiko-, Test-, Änderungsmanagement, etc.

·         Allgemeines Managementwissen
Beinhaltet Themen der Unternehmensführung wie z.B. Marketing, Verkauf, Forschung, strategische Planung, Führung etc. Dieses eher grundsätzlich orientierte Wissen dient als Ergänzung zum einzelfallbezogenen Wissen des Projektmanagements. Es erleichtert auch das Verständnis und die Zusammenarbeit mit den übrigen Bereichen des Unternehmens (Linie).

·         Wissen über Prozess- und Organisationsmanagement
Projekte und Projektorganisationen haben immer einen Bezug zum Unternehmen bezieh-ungsweise dessen Organisation. Deshalb ist das Verständnis der (Stamm-) Organisation wichtig. Darüber hinaus können Fragen zur Organisation selber Projektziel sein.

·         Veränderungs- / Changemanagementwissen
Das Veränderungsmanagement (Change Management) fasst verschiedene Methoden und Techniken zusammen, um Veränderungen aktiv und gezielt zu steuern. Dies immer unter der speziellen Berücksichtigung des Menschen. Ansatzpunkte sind dabei die Organisation, Strategie, Kultur sowie Methoden und Techniken. Weitere Bereiche wie Wissens-, Konflikt- und Kommunikationsmanagement unterstützen das Change Management.

·         Wissen über Umwelt- und Rahmenbedingungen
Projekte stehen nicht im luftleeren Raum. Sie haben eine Umwelt mit Anforderungen und Rahmenbedingungen. Das Wissen um Requirements Engineering (Anspruchsmanagement) und die Managementmodelle behandeln die verschiedenen Anspruchsgruppen und deren Ansprüche an das Projekt.

Projektinhalte:

·         Wissen über Projektinhalt / -ziele
Projekte dienen der Erreichung von bestimmten betrieblichen Zielen. Wenn Sie zum Beispiel eine Buchhaltungssoftware einführen wollen ist es sinnvoll, wenn Sie ein gewisses Mass an Buchhaltungswissen haben. Je mehr Wissen Sie als Projektleiter über diese Inhalte / Ziele besitzen, desto besser können Sie diese verstehen und desto besser können Sie das Projekt in die gewünschte Richtung lenken. Zudem können Sie besser Gefahren erkennen und vorausschauend agieren. Dieses Wissen dient ebenfalls dazu, Aussagen von Spezialisten besser einzuschätzen zu können und sich nicht über den Tisch ziehen zu lassen.

·         Branchenwissen
Das Branchenwissen ergänzt das eher einzelfallorientierte produktbezogene Wissen. Es zeigt die grossen Zusammenhänge sowie mögliche Alternativen und zukünftige Entwicklungen auf.

·         Wissen über Erstellung, Betrieb und Entsorgung der Projektinhalte
Sie müssen nicht nur die Projektinhalte und –ziele kennen sondern auch, wie Sie diese erreichen wollen. Je nachdem werden andere Instrumente, Betriebsmittel, Vorgehensweisen und Konzepte benötigt. Wollen Sie zum Beispiel eine neue Buchhaltungssoftware einführen, so benötigen Sie nicht nur ein gewisses Wissen über die Buchhaltung sondern auch über die Informatik.

Fachwissen:

Fachwissen wird benötigt, um berufstypische Aufgaben selbständig und gemäss dem aktuellen Wissensstand erledigen zu können. Fachwissen ist notwendig für das Projektvorgehen (Projekt-management) sowie für die Gestaltung des Projektinhaltes.

Dabei kann der Umfang des notwendigen Fachwissens je nach Projekt ein ganz anderer sein. So ist vertieftes Wissen über Change Management für ein Reorganisationsprojekt zwingend notwendig während es für ein Infrastrukturprojekt meist nur ansatzweise vorhanden sein muss. Eine mögliche Verteilung des notwendigen Wissens pro Rolle kann wie folgt aussehen:

Wie viel Fachwissen über die Projektinhalte benötigen Sie als Projektleiter und wovon ist dies abhängig?

·         Produktbetreuung versus Projekt
Wird ein Projekt im Tagesgeschäft durchgeführt (keine eigene Projektorganisation) und wird eigentlich ein Fachspezialist und kein Projektleiter benötigt, so hat das Fachwissen meist eine überragende Bedeutung. Hier handelt es sich aber eher um einen Produktmanager als um einen Projektleiter.

·         Abstraktions- und Führungsebene
Je grösser das Projekt ist und je mehr Mitarbeiter ein Projektleiter hat, umso mehr sind Organisations- und Führungsqualitäten gefragt. Das Fachwissen tritt zugunsten von Projektmanagementqualitäten zurück. Bei Grossprojekten ist der Helikopterblick zwingend notwendig und wichtiger als detailliertes Fachwissen. Hier wird auch das übergreifende Branchenwissen gegenüber dem detaillierten Fachwissen wichtiger. Teilprojektleiter und Projektmitarbeiter benötigen entsprechend mehr Fachwissen. Hat der Projektleiter zu viel Fachwissen in einem Bereich, tendiert er dazu diesen Bereich gegenüber den anderen zu bevorzugen. Zudem konzentriert er sich zu stark auf die Umsetzung und verliert die Projektziele aus den Augen.

·         Innovationsgrad
Bei Projekten mit hohem Innovationsgrad kann zu viel Wissen über die Projektinhalte geradezu hinderlich sein. Hier geht es mehr um Kreativitäts- und Motivationstechniken, das Schaffen von Freiräumen. Mittels Moderation bringen Sie als Projektleiter die Spezialisten dazu, bekannte Pfade zu verlassen und für die bestehenden Aufgaben neue Lösungen zu entwickeln.

·         Projektphase und Rolle
Je nachdem in welcher Phase sich ein Projekt befindet, sind andere Schwerpunkte gefragt. So ist in der Initialisierungsphase eher Projektmanagementwissen gefragt, wohingegen während der Entwicklungsphase eher das Wissen über Projektinhalte (z.B. Informatikwissen) wichtig ist. Als Projektleiter haben sie zudem gleichzeitig mehrere Rollen zu bekleiden. In der Rolle des Leiters während Sitzungen sind unter anderem Moderations- und Präsentationstechniken gefragt. In der Rolle als Entscheider müssen Sie hingegen oft fachliche Entscheide treffen, die ein Minimum an Fachwissen verlangen.

·         Aktuelle Situation und gerade verfügbaren Ressourcen Sind die Projektmitarbeiter bereits gesetzt (Sie übernehmen z.B. ein bereits bestehendes Projekt), so müssen Sie als Projektleiter eventuell fehlendes Wissen ergänzen. Dies ist nicht ideal, kommt aber bei Budget- und Terminengpässen häufig vor.

·         Reifegrad der Projektkultur im Unternehmen
Unternehmen mit vielen Projekten und Erfahrung im Projektwesen tendieren dazu, den Projektleiter als Koordinator und Befähiger zu verstehen, der komplexe Projektvorhaben erst möglich macht. Weniger erfahrene Unternehmen suchen eher einen Fachspezialisten der zusätzlich noch das Projekt leiten soll. Dies kann dazu führen, dass der Fachspezialist sich überall einmischen will und damit die Autorität und die Motivation der Mitarbeiter und Teilprojektleiter untergräbt.

Fertigkeiten und Fähigkeiten:

Wissen allein reicht für eine erfolgreiche Projektleitung nicht aus. Zusätzlich werden Fertigkeiten und Fähigkeiten benötigt. Zum Beispiel:

·         Sozialkompetenz

·         Erwartungshaltungen managen

·         Führungs- und Kommunikationsfähigkeiten

·         Erfahrung

·         Belastbarkeit

·         Umsetzungskompetenz

·         Persönliche Fähigkeiten wie Selbstorganisation und Zeitmanagement

 

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Kann der Projektleiter nicht unternehmensintern gefunden werden, so kann ein externer Projektleiter auf Zeit beauftragt werden. Dies bedeutet jedoch, dass das während dem Projekt erarbeitete Wissen in der Person des Projektleiters verloren geht. Meist werden Betrieb und Unterhalt damit verteuert und die Abhängigkeiten vergrössert.

Wird ein Projekt im Tagesgeschäft durchgeführt besteht die Gefahr, dass der Überblick verloren geht und sich das Projekt in den Details verliert. Ohne zusätzliche Ressourcen vergrössert sich zudem die Gefahr, dass der Zeitplan nicht eingehalten wird und die Qualität leidet.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Meist findet sich kein Projektleiter, der alles notwendige Wissen sowie die notwendigen Fertigkeiten und Fähigkeiten vollständig in einer Person vereint. Die Beschäftigung mit dem notwendigen Wissen hilft jedoch, das Anforderungsprofil des Projektleiters für dieses eine Projekt sauber zu durchdenken und die bestmögliche Stellenbesetzung zu finden.

Oft muss ein Projekt mit den bestehenden Mitarbeitern / Projektleitern durchgeführt werden. Deshalb muss auch überlegt werden, ob und wie das Projektvorgehen den Stärken und Schwächen der Mitarbeiter / Projektleiter angepasst werden kann. Je nachdem wie viel Wissen der Projektleiter und die Projektmitarbeiter mitbringen, müssen zusätzliche Wissensträger in das Projektteam aufgenommen werden. Dies können auch externe Spezialisten sein.

Die Erfahrung zeigt auch, dass ähnliche Projekte von Personen mit unterschiedlichem Wissen ähnlich erfolgreich geführt werden können. Deshalb gibt es auch kein „richtiges“ oder „falsches“ Wissen.

Ja nach Projektorganisation kann das notwendige Fachwissen auch zwischen Business und Dienstleistungsabteilung aufgeteilt werden. In diesem Fall besitzt der Business Projektleiter (Gesamtprojektleiter) das notwendige Wissen über Branche, Projektziele, Fachwissen, etc.  Der Fachprojektleiter (z.B. IT Projektleiter) hat das zusätzlich notwendige Spezialisten- und Projektwissen aus seinem Bereich.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Lernveranstaltungen mit Erwachsenen durchführen, Skript Modul 1, 2014, Dozierende der aeB Schweiz, Akademie für Erwachsenenbildung, Bildungsgang eidg. Fachausweis Ausbilderin, Ausbilder

Bekannte und weniger bekannte Fähigkeiten erfolgreicher Projektleiter

Bücherrücken

Woran Projekte scheitern wird regelmässig und mit grossem Aufwand erhoben. Woran die Projektleiter selber scheitern, scheint seltsamerweise fast niemanden zu interessieren. Dabei ist der Projektleiter mit der richtigen Mischung von Fähigkeiten einer der Erfolgsfaktoren in jedem Projekt.

Das wichtigste ist, positive Rahmenbedingungen in Form von genügend Mitteln, stabilen Zielen, machbaren Terminen und mehr, für das Projekt zu erhalten. Dafür macht sich der Projektleiter zu Beginn des Projektes gerne unbeliebt. Der Erfolg wird ihm Recht geben.

Dies ist aber leider selten vollumfänglich möglich. Der Projektleiter ist meist mit dem Termin, dem Inhalt, dem Budget oder der Qualität im Clinch. Welche Faktoren können ihm helfen, das Projekt trotzdem zum Erfolg zu führen?

Er muss verschiedene Rollen wahrnehmen können:

  • Er muss etwas vom Projektinhalt verstehen. Dabei muss er, je grösser das Projekt ist, umso weniger der Spezialist sein. Dafür kann er sich fähige Mitarbeiter ins Projekt holen.
  • Er ist der Projektspezialist und kennt alle notwendigen Techniken, Methoden und Vorgehensweisen. Weiss er es einmal nicht, so kann er sich von externen Beratern helfen lassen. Dies vor allem wenn das Thema heikel ist.
  • Als Führungskraft kann er Mitarbeiter motivieren, Aufgaben optimal besetzen, hat Budget und Termine im Griff und schafft optimale Rahmenbedingungen. Notfalls kann er bis zum Auftraggeber eskalieren. Reserven hat er selbstverständlich auch eingebaut.
  • Als Unternehmer sieht er das grosse Ganze und führt das Projekt im Sinne und zum Wohl des ganzen Unternehmens. Deshalb ist er in ständigem Kontakt mit den wichtigsten Stakeholdern des Unternehmens und informiert diese regelmässig und frühzeitig.

Nebst Fähigkeiten wie Sozialkompetenz, Belastbarkeit, Umsetzungskompetenz und weiteren hat er weniger offensichtliche Fähigkeiten:

  • Er muss sich trotz aller Verbundenheit zum Projekt auch davon distanzieren können. Er benötigt eine gehörige Portion Pragmatismus, um auch unbequeme Entscheidungen fällen zu können.
  • Er muss neutral sein und vor allem sach- und nicht beziehungsorientiert handeln. Oftmals versuchen Stakeholder durch versteckte Agenden, ein Projekt für ihre Bedürfnisse zu instrumentalisieren. Diesen versteckten Machtspielen muss er gewachsen sein.
  • Als eine der schwierigsten Fähigkeiten muss er nein sagen können. Oftmals versucht der Projektleiter, das Unmögliche möglich zu machen, alle Anforderungen zu erfüllen und scheitert dabei grandios. Die Kunst besteht dabei darin, nein zu sagen und trotzdem möglichst wenig verbrannte Erde zu hinterlassen.
  • Er benötigt ein starkes Gespür für das Sinnvolle und Machbare sowie eine Spur Machiavelli. So wird er z.B. endlose Sitzungen mit wenig Inhalt kurz vor Feierabend ansetzen oder ewige Besserwisser mit «wichtigen» Aufgaben ruhigstellen.
  • Schlussendlich muss er auch egoistisch sein und sich abgrenzen können. Notfalls muss er die Projektleitung abgeben, wenn er die Vorgaben realistischerweise nicht erfüllen kann. Wenn er nachts nicht mehr schlafen kann, dann hilft das weder seiner Gesundheit noch dem Projekt.

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