Projektentstehung, Ideen und Studien

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Wie entstehen Projekte? Wie können Sie Projektideen systematisch erfassen und bewerten? Wie überführen Sie Projektideen in Projektanträge? Wie prüfen Sie die technische Machbarkeit?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Die Grundlage eines Projekts ist häufig eine Idee oder Zielvorstellung. Diese Projektideen entstehen aus den verschiedensten Gründen bei den unterschiedlichsten Personen.

Das Projektportfoliomanagement stellt sicher, dass diese Projektideen systematisch erfasst und der Bewertung und Entscheidung zugeführt werden. Wichtige Punkte beim Ideenmanagement sind die technische Machbarkeit und die Vollständigkeit / Reife der Ideen. Das Ideenmanagement entscheidet nicht über die Wünschbarkeit und politische Durchsetzbarkeit von Ideen.

Das Management der Projektideen und –anträge kann Bestandteil eines umfassenderen Innovationsmanagements sein.

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Meist wird neben dem Projektportfolio ein zusätzliches Ideenportfolio geführt. Dieses ermöglicht es dem Projektportfoliomanagement zwischen noch zu klärenden Projektideen und aktuellen beziehungsweise bereits bewilligten Projekten zu trennen.

Die Spannweite der eingereichten Projektideen reicht von der einfachen, unvollständigen Idee bis zum fertigen Projektantrag. Das Ideenportfolio stellt das Eingangstor für alle neuen Projektideen und –anträge dar. Innerhalb des Ideenportfolios wird geprüft, ob bereits ein vollständiger, entscheidungsreifer Antrag vorliegt, oder ob die Idee noch weiter ausgearbeitet werden muss.

Sind die Ideen noch nicht entscheidungsreif beziehungsweise liegt kein geeigneter formeller Antrag vor, so werden folgende Entscheide getroffen:

  • Idee zurückweisen mit der Auflage, einen formellen Antrag einzureichen (Inhalt ist machbar)
  • Idee zurückweisen mit der Auflage, den Inhalt weiter zu konkretisieren
  • Eine Machbarkeitsstudie beauftragen (intern oder extern)
  • Idee endgültig zurückweisen, da technisch nicht machbar

Entscheidungsreife Projektanträge werden mit einer Empfehlung an das Entscheidungsgremium übergeben. Die Empfehlung deckt unter anderem folgende Punkte ab:

  • Technische Machbarkeit
  • Formale Vollständigkeit des Antrags
  • Ressourcenbedarf
  • Mögliche Umsetzung in zeitlicher und inhaltlicher Sicht
  • Risiken, Konflikte
  • Voraussetzungen und Rahmenbedingungen
  • Zusammenfassung von Ideen zu einem Projekt oder Programm oder Aufteilung in Teilprojekte

Das Vorgehen sieht in der Übersicht wie folgt aus:

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Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Ohne zentrales Ideenportfolio werden Projektideen nicht nach gemeinsamen Richtlinien erfasst und bearbeitet. Es fehlt an Transparenz und die Vergleichbarkeit der Projektanträge leidet. Der Aufwand zur Bewertung erhöht sich und Entscheide werden mehr zufällig über das Bauchgefühl gefällt.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Nicht jede Idee ist Grundlage für ein neues Projekt. Aus einer Idee kann auch ein Änderungsantrag in einem bestehenden Projekt oder ein Punkt in einem kontinuierlichen Verbesserungsprozess werden.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Change Management (ITIL). Kontinuierlicher Verbesserungsprozess. Ideenmanagement. Projektvorlauf. Projektantrag. Projektauftrag. Strategie. Programmmanagement.

Strategisches Projektmanagement

saucenboss

Frage / Feststellung: Warum ist etwas wichtig, wozu dient es?

Was ist die Aufgabe des strategischen Projektmanagements? Wie sieht die Aufgabenteilung zwischen strategischem Projektmanagement und dem einzelnen Projekt aus?

Beschreibung, Erklärung des Themas.

Das strategische Projektmanagement übersetzt strategische Unternehmensziele in operative Projektziele. Zudem schafft es den Rahmen, mehrere Projekte gleichzeitig nach klar definierten Regeln erfolgreich abzuwickeln. Es plant und überwacht die projektübergreifenden Tätigkeiten.

Umgangssprachlich werden auch wichtige Tätigkeiten des (Einzel-) Projektmanagements als strategisches Projektmanagement bezeichnet. Diese nehmen z.B. Bezug auf die Projektziele oder die generelle Organisation des Projektes.

Massnahmen, wie machen, Anwendung

Das strategische Projektmanagement lässt sich in folgende Bereiche gliedern:

·         Einbinden des strategischen Projektmanagements in das Unternehmen: Dies beinhaltet Themen im Bereich der – Strategie (z.B. Ziele Projektmanagement), – Struktur (z.B. Schaffung Stelle eines Portfolio Managements) und – Kultur (z.B. Stellenwert des Projektmanagements im Unternehmen).

·         Strategischer Überbau von Programmen und Projekten sicherstellen: Hier geht es um die konkrete Überführung der strategischen Ziele in messbare Vorgaben für einzelne Projekte und Programme. Vorgegeben werden vor allem Inhalte und weniger Vorgehen.

·         Organisation und Durchführung des Portfoliomanagements: Die konkrete Planung, Durchführung und Kontrolle des Portfoliomanagements wird sichergestellt.

·         Projektreife sicherstellen und verbessern Die kontinuierliche Verbesserung der Projektreife wird geplant, durchgeführt und kontrolliert. Mögliche Massnahmen sind Reifegradmodelle, Knowledgemangement, Schulung und Wissenstransfer, Best Practice Methoden.

Konkretes Beispiel, Hinweis: Worauf ist besonders zu achten? Risiken. Hinweise aus der Praxis.

Die Einführung des strategischen Projektmanagements ist ein länger dauernder Prozess. Dieser Prozess fängt bei der Optimierung des Einzelprojekts an und führt bis zur Einführung des Projektportfolios und vom einmaligen Projekt zum kontinuierlichen Projekt-Verbesserungsprozess.

Wie kann ich es auf mein Projekt zuschneiden; was ist unverzichtbar, wichtig? Was kann gekürzt werden? Wer macht es?

Je nach Bedeutung und Umfang des Projektmanagements können bereits wenige Massnahmen die Ausrichtung auf die strategischen Vorgaben sowie die Koordination der Projekte untereinander sicherstellen. Hierzu gehört das Führen einer gemeinsamen Projektliste sowie deren Einbindung in den Budgetierungsprozess. Regelmässige Berichterstattung der Projektleiter an ein firmenweites Projektkoordinationsgremium sowie ein Risikomanagement gehören ebenfalls dazu.

Vertiefung: Hinweis auf Dokumente, Suchbegriffe; Literaturhinweise

Reifegradmodelle, Management by Projects.

Schott, Eric; Campana, Christophe (2005): Strategisches Projektmanagement. Herausgeber. Berlin [u.a.]: Springer. 3-540-20987-5.